Як оформити особисту справу на працівника

Як оформити особисту справу на працівника

Особиста справа співробітника — це інформація, яка відображає всі стадії відносин працівника і організації. Воно формується (ведеться і оформляється) кадровим органом або спеціальним уповноваженим посадовою особою. Оформляти особиста справа необхідно відповідно до діючих правил ведення діловодства.

Вам знадобиться

Папка «Особиста справа»;
Документи (або їх копії) працівника;
Ручка;
Дирокол.

Інструкція

  1. Особиста справа заводять після видання наказу про призначення працівника на посаду.
  2. До складу особистого справи входять: внутрішній опис документів; анкета і особистий листок з обліку кадрів; резюме;

    копії документів про освіту (і всі кваліфікаційні свідоцтва); посвідчення особи; довідки та інші документи, що підтверджують зміни анкетних даних працівника (копії свідоцтва про шлюб, ІПН, страхового свідоцтва, свідоцтва про народження дітей); угоду про матеріальну відповідальність; копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення, відрядженнях, відпустках і т. д.; трудовий договір (контракт); дані переатестації; характеристики.

    Всі ці документи (або їх копії) необхідно підшити в одну папку.
  3. У внутрішній опису необхідно перерахувати всі документи, які підшиті в особову справу. Документи підшивають в хронологічному порядку в міру надходження. У графі «Примітка» внутрішнього опису вказується про вилучення документів або про заміну оригіналів копіями. Внутрішню опис підписує той співробітник, який її складав, з вказівку прізвища, імені, по батькові та дати складання.
  4. Записи, які вносяться до особової справи, пишуться пір’яний або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольорів, виправлення не допустимі.
  5. Листи особистого справи працівника і його внутрішнього опису нумеруються окремо.
  6. При закритті особової справи, до нього потрібно підшити заяву та наказ про звільнення працівника.
  7. Зберігають особисті справи в сейфі організації чи підприємства. Їх видають в особисте користування тільки певної категорії працівників, які мають доступ до кадрової інформації.
  8. Особові справи звільнених співробітників передаються на архівне зберігання на 75 років. Особові справи керівників підприємства зберігаються постійно.