Як оформити особисту справу

Як оформити особисту справу

Особиста справа являє собою сукупність документів, які містять відомості про працівника з моменту підписання наказу про зарахування на роботу до дати видання наказу про звільнення. У нашій країні в обов’язковому порядку передбачено ведення особових справ тільки для державних службовців. Однак більшість підприємств і організацій воліють систематизувати і враховувати дані про співробітників.

Інструкція

  1. В особовій справі, як правило, містяться такі відомості про працівника: особистий листок з обліку кадрів, копії документів про освіту, копія наказу і заява про прийом на роботу, трудовий договір, зміни та доповнення до нього, документи про атестацію та підвищення кваліфікації, а також інші документи, які необхідні кадровій службі (копія свідоцтва про укладення шлюбу, про народження дітей, паспорта, військового квитка тощо).
  2. Особиста справа кожного співробітника оформляється в окрему папку з картонною обкладинкою — швидкозшивач. На ній проставляється реквізити: прізвище, ім’я, по батькові працівника, дата відкриття справи. Після звільнення співробітника особиста справа закривається. Документи в обов’язковому порядку підлягають до здачі в архів.
  3. Закриті особові справи нумеруються, складається внутрішній опис документів справи. Документи в папці збираються в хронологічному порядку — з моменту вступу працівника до дати звільнення. У такій же черговості складається внутрішній опис. Нумерація аркушів опису окрема від нумерації документів особової справи.
  4. Особисті справи співробітників видаються тільки керівнику або іншим особам за розпорядженням керівника, а також самому працівникові. Інформація, що зберігається в особистій справі, є конфіденційною, а значить, не підлягає розголошенню стороннім людям. Забороняється вносити зміни в попередні документи особової справи, а також отримувати їх.
  5. У відділі кадрів зберігаються справи тільки нині працюючих співробітників. Документи звільнених працівників передаються в архів. Там вони зберігаються 75 років, а особисті справи керівників, які керують, а також осіб, що мають нагороди і ступені, безстроково.