Як оформити подарунки співробітникам

Як оформити подарунки співробітникам

У будь-якому колективі, де складається дружня обстановка, рано чи пізно виникає потреба у проведенні спільних свят. Як правило, на таких вечорах прийнято дарувати подарунки, які оплачуються з бюджету підприємства. Не завжди є можливість піти і просто придбати презенти, часто це вимагає належного оформлення бухгалтером усіх документів і заповнення звітності.

Інструкція

  1. Спочатку треба визначитися з приводом для подарунка. Якщо потрібно просто заохотити співробітника можна виписати йому премію до окладу або підвищити сам оклад. В даному випадку достатньо наказу керівника. На підставі цього документа бухгалтерія зробить нарахування в певній сумі.
  2. Якщо подарунки потрібно вручити до певної події, наприклад, ювілей співробітника, ювілей фірми, Новий рік, народження дітей, весілля і т.д., потрібно вибирати між врученням вже готового подарунка або його грошового еквівалента. У першому випадку потрібно оформити документи на перерахування грошей на покупку товару в магазинах, де практикується безготівковий розрахунок. У другому випадку достатньо оформити документи на видачу грошей. В обох варіантах необхідний наказ керівника, завірений підписом і печаткою.
  3. Відповідно до законодавства подарунки вартістю менше 4000 рублів і аналогічні грошові суми не оподатковуються ПДФО за ставкою 35%. Для отримання подарунків необхідне укладення договорів дарування, які вправі укладати як бухгалтера, так і юристи. У деяких фірмах вдаються до допомоги економістів і кадровиків.
  4. Можна передбачити видачу подарунків співробітникам у колективному договорі. Всі заохочувальні презенти та нарахування видаються працівникові під розпис.
  5. На балансі оформлення відображається наступним чином. Якщо це подарунок, то потрібно накладна від постачальника, рахунок-фактура від продавця, наказ керівника і список співробітників із зазначенням прізвища, імені та по батькові. У разі якщо це грошова премія, то рахунок-фактура не потрібно, потрібна бухгалтерська довідка, наказ керівника, список співробітників і вироблений ЕСН, внески в ПФР, страхові внески.
  6. У разі перевірки бухгалтерії контролюючими органами, потрібно надати вищезгаданий перелік документів. Усі подарунки, передані за допомогою договору дарування, переходять в безоплатну власність від дарувальника до обдаровуваному особі.

Зверніть увагу

Всі бухгалтерські відрахування проводяться за певною статтею витрат, щоб уникнути не Єлева використання грошових коштів потрібно це враховувати.

Корисні поради

Оформляти подарунки та премії найкраще заздалегідь. Це допоможе уникнути недоліків у документації.