Як оформити пояснювальну

Як оформити пояснювальну

Пояснювальна записка — це документ, що складається працівником для передачі посадовій особі, покликаний пояснити причини невиконання вимог, недотримання строків або інших порушень. Документ може бути складений в простій письмовій формі, оскільки його оформлення не регламентується законодавством РФ. Правильно складена записка допоможе працівникові пояснити керівництву ситуацію, що склалася, вкаже на конкретні факти і допоможе уникнути дисциплінарного стягнення, називаючи дійсні причини події.

Інструкція

  1. Заповніть вступну частину документа зазначенням реквізитів адресата (найменування організації, прізвище, ім’я, по батькові та посада керівника, якому адресована пояснювальна), розмістивши їх в правому верхньому куті аркуша формату А4.

    Напишіть назву «Пояснювальна записка», вкажіть дату складання та вхідний номер, встановлений за правилами реєстрації для внутрішнього документообігу. Під назвою дізнайтесь зміст записки, повідомивши, про що піде мова в представленій пояснювальній. Це буде факт або подію, що послужило причиною для складання цього документа.
  2. В основній частині документа опишіть причини події, що пояснюють ситуацію, що склалася і вказують на справжні причини, що викликали вказані порушення. Тут же викладіть висновки, що представляються достатньою підставою для пояснення події. А потім викладіть прохання про звільнення вас від відповідальності, в силу вищевказаних причин, або притягнення допустили порушення інших працівників.
  3. У заключній частині перерахуйте всі документи, які ви вважаєте за потрібне пред’явити в якості доказів, і докладаєте до пояснювальної записки як документи супроводу. Тепер поставте дату складання записки та особистий підпис укладача з розшифровкою (ПІБ та посада).

Зверніть увагу

Пояснювальна записка може бути передана керівництву як самостійний документ або як супровідний для звіту, плану або технологічного проекту. У такому випадку вона пояснює окремі пункти основного документа і може бути оформлена на готовому бланку підприємства.

Корисні поради

Зафіксований факт порушення технологічної чи трудової дисципліни не буде служити підставою для стягнень якщо працівник зможе переконливо довести свою невинність, повідомивши про справжні причини розглянутого події.