Як оформити представницькі витрати

Як оформити представницькі витрати

Для подальшої співпраці з іноземними підприємствами деякі керівники проводять офіційні прийоми. Витрати, які йдуть на оплату таких обідів, прийнято називати представницькими витратами. Також до цієї групи прийнято відносити витрати на оплату перекладача та відвідування культурних заходів для благополучної роботи.

Інструкція

  1. Щоб підтвердити необхідність таких витрат, ви повинні скласти виправдувальні документи. Також вам необхідно мати наказ керівника про використання грошових коштів кампанією на такі витрати, первинні документи (це можуть бути рахунки-фактури покупок будь-яких продуктів, акти про надання послуг та інші), а також акт про здійснення представницьких витрат.
  2. Далі вам необхідно скласти кошторис. Вона повинна складатися з наступних пунктів: мета даного заходу, дата, місце проведення, склад запрошених, величина представницьких витрат і програма прийому. Також вам необхідно зробити авансовий звіт про використання суми на основі первинних документів (чеки, рахунок-фактури, квитанції та інші).
  3. Після використання цих коштів, керівник повинен сформувати акт, що включає звіт про витрати і розмір фактично витрачених сум. Цей документ підписується та скріплюється печаткою організації.
  4. Згідно ПБУ, представницькі витрати можуть включатися при розрахунку податків в звітному періоді тільки в тому випадку, якщо вони в сумі не перевищують 4% від витрати на оплату праці.
  5. У бухгалтерському обліку такі витрати відображаються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» або 44 «Витрати на продаж». Якщо ці витрати перевищують ліміт, то вони визнаються віднімається різницею, яка в свою чергу відкладає податок на прибуток. Ця відкладена сума зменшує податок у наступних звітних періодах.
  6. Такі витрати прийнято включати до складу інших витрат, які пов’язані з господарською діяльністю підприємства. ПДФО з цих сум не нараховується тільки в тому випадку, якщо є правильно заповнені первинні документи, і витрати обгрунтовані.
  7. У бухгалтерському обліку слід відобразити представницькі витрати наступними проводками:

    Д44 «Витрати на продаж» К60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» — відбиті витрати на офіційні прийоми.

    Д19 «Податок на додану вартість по придбаним цінностям» К60 — нарахований ПДВ.

    Д60 К51 »Каса» або 50 «Розрахунковий рахунок» — оплачені представницькі витрати.

    Д68 К19 — прийнятий до відрахування ПДВ.
  8. У разі перевищення ліміту робляться проводки:

    Д09 «Відстрочені податкові активи» К68 «Розрахунки по податках і зборам» — відкладений податок.

    Д68 К09 — погашений відстрочений податок.

    Д68 К19 — прийнятий до відрахування відстрочений податковий актив.