Як оформити протокол зборів

Як оформити протокол зборів

Наша громадська та ділова активне життя часто пов’язана з участю в різного роду зборах — будь то збори акціонерів, загальні збори членів кооперативу, ТСЖ або будь-яких інших громадських зібрань. Роль таких зібрань — рішення та документальне оформлення життєво важливих питань, які відносяться до діяльності громадських організацій або юридичних осіб. Правильне відображення в документах прийнятих на зборах рішень, підтверджує їх легітимність і є юридичним документом.

Інструкція

  1. Для того, щоб оформити протокол зборів, використовуйте стандартні аркуші паперу формату А4. Заголовок протоколу повинен містити назву документа і вступну частину, яка відображатиме привід, за яким збори громадян або акціонерів було проведено.
  2. Під заголовком вкажіть дату проведення зборів та адреса, за якою воно відбувалося, а також кількість присутніх. Якщо присутні відзначали свою участь згідно явочному листу, то це необхідно також відобразити в протоколі. Відобразіть форму проведення зборів: за попередньою опитуванням, явочним порядком з особистою присутністю або з використанням комбінованої форми участі.
  3. Вкажіть прізвища, імена та по батькові обраних зборами голови та секретаря, відобразіть кількість голосів, поданих за, проти і утрималися по їх кандидатур.
  4. Опишіть список питань, що увійшли до порядку денного, починаючи з самого насущного, пронумеруйте їх і записи про виступи, дебатах і голосуванні з кожного питання починайте з його номера. У записі виступів необхідно вказувати тільки основну суть представленої доповіді. Вона повинна бути викладена стисло, але у формі, що виключає двояке тлумачення. При необхідності текст виступу може бути додано до протоколу. Всі пов’язані з суті виступу, репліки та зауваження приведіть з вказівку прізвищ.
  5. Запис з кожного питання повинна закінчуватися прийнятим рішенням із зазначенням результатів голосування. Після тексту обговорення всіх питань порядку, вкажіть, що спільним рішенням збори було оголошено закритим.
  6. Протокол підпишіть головою та секретарем зборів, здайте на зберігання в архів вашої організації або її голові.

Зверніть увагу

Голови кооперативів або ТСЖ не можуть виступати в ролі голови обраних.

Корисні поради

Якщо протокол потрібно для надання в зовнішнє інстанцію, то дізнайтесь в ній терміни його складання, оскільки вони можуть бути обмежені.