Як оформити шапку листа

Як оформити шапку листа

Діяльність будь-якої компанії немислима без ділового листування. Природно, як і вся офіційна документація, оформлення ділового листа, його зміст, стиль і мову строго регламентовані. Такі вимоги пред’являються як до самого листа, так і до його «шапці» — випереджає основний текст інформації.

Інструкція

  1. Вивчіть загальні вимоги, встановлені до оформлення ділової документації. Основним регламентуючим документом на сьогоднішній день є ГОСТ Р 6.30-2003, він поширюється на всі види уніфікованих документів, до яких відносяться і ділові листи. Ознайомтеся з тими вимогами, які вам потрібно буде знати при написанні шапки листи, дізнайтеся, що входить до складу реквізитів, вимоги до реквізитів документації, бланків листів.
  2. Для написання ділових офіційних листів бланком вашого підприємства, який повинен бути надрукований на стандартному аркуші писального білого паперу формату А4. На бланку обов’язково повинен бути вказаний логотип і повне найменування вашого підприємства, його реквізити, поштову адресу, контактні телефони, факс та адресу електронної пошти, за яким можна зв’язатися з адміністрацією. Якщо ви уявляєте державну організацію, зверніть увагу, щоб були дотримані вимоги до зображення герба Російської Федерації, які також встановлені в ГОСТ Р 6.30-2003.
  3. У шапці листа, в лівому верхньому кутку, передбачено поле для заголовка листа. У ньому ви повинні в одному реченні сформулювати те питання, яке буде розглядатися в основному тексті листа. Він допоможе керівнику чи іншій посадовій особі, якій лист адресовано, визначити, кого запросити як консультанта з даного питання або кому доручити вирішення питання даного листа.
  4. У правому верхньому кутку напишіть посаду, організацію, прізвище та ініціали одержувача, вкажіть поштовий індекс і адреса, за якою потрібно буде відправити лист. Якщо ваш адресат має наукові звання, то їх також можна відобразити перед його прізвищем.
  5. Звернення також входить в шапку листа. Почніть його зі слів: «Шановний …» і зверніться до посадової особи на ім’я та по батькові. Якщо вони вам невідомі, то можете дізнатися їх, звернувшись до секретаріату тієї організації, куди ви пишіть лист.