Діяльність будь-якої компанії немислима без ділового листування. Природно, як і вся офіційна документація, оформлення ділового листа, його зміст, стиль і мову строго регламентовані. Такі вимоги пред’являються як до самого листа, так і до його «шапці» — випереджає основний текст інформації.
Інструкція
- Вивчіть загальні вимоги, встановлені до оформлення ділової документації. Основним регламентуючим документом на сьогоднішній день є ГОСТ Р 6.30-2003, він поширюється на всі види уніфікованих документів, до яких відносяться і ділові листи. Ознайомтеся з тими вимогами, які вам потрібно буде знати при написанні шапки листи, дізнайтеся, що входить до складу реквізитів, вимоги до реквізитів документації, бланків листів.
- Для написання ділових офіційних листів бланком вашого підприємства, який повинен бути надрукований на стандартному аркуші писального білого паперу формату А4. На бланку обов’язково повинен бути вказаний логотип і повне найменування вашого підприємства, його реквізити, поштову адресу, контактні телефони, факс та адресу електронної пошти, за яким можна зв’язатися з адміністрацією. Якщо ви уявляєте державну організацію, зверніть увагу, щоб були дотримані вимоги до зображення герба Російської Федерації, які також встановлені в ГОСТ Р 6.30-2003.
- У шапці листа, в лівому верхньому кутку, передбачено поле для заголовка листа. У ньому ви повинні в одному реченні сформулювати те питання, яке буде розглядатися в основному тексті листа. Він допоможе керівнику чи іншій посадовій особі, якій лист адресовано, визначити, кого запросити як консультанта з даного питання або кому доручити вирішення питання даного листа.
- У правому верхньому кутку напишіть посаду, організацію, прізвище та ініціали одержувача, вкажіть поштовий індекс і адреса, за якою потрібно буде відправити лист. Якщо ваш адресат має наукові звання, то їх також можна відобразити перед його прізвищем.
- Звернення також входить в шапку листа. Почніть його зі слів: «Шановний …» і зверніться до посадової особи на ім’я та по батькові. Якщо вони вам невідомі, то можете дізнатися їх, звернувшись до секретаріату тієї організації, куди ви пишіть лист.
