Як оформити службове відрядження

Як оформити службове відрядження

У службових справах роботодавці відправляють своїх співробітників у відрядження. Для її оформлення необхідно скласти службове завдання, видати наказ про відрядження, написати посвідчення про відрядження, а по прибуттю працівника з відрядження йому слід скласти і здати авансовий звіт.

Вам знадобиться

- Бланки відповідних документів;
- Документи працівника;
- Документи підприємства;
- Печатка організації;
- Реквізити компанії, в яку направляється працівник;
- Трудовий кодекс РФ;
- Ручка;
- Грошові кошти.

Інструкція

  1. Керівнику структурного підрозділу необхідно написати доповідну записку на ім’я першої особи компанії. У документі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, посада співробітника, що направляється у відрядження. Описується причина, по якій потрібно відрядити працівника. Записка підписується керівником структурного підрозділу із зазначенням займаної посади, прізвища, ініціалів. Директор розглядає доповідну записку і в разі позитивного рішення ставить на ній резолюцію з датою і підпис.
  2. Складіть наказ за уніфікованою формою Т-2. Вкажіть тему документа, яка відповідає в даному випадку напрямку працівника організації у відрядження, впишіть причину, по якій необхідно відрядити працівника. Наприклад, ведення переговорів, підписання документів. Напишіть табельний номер фахівця, займану ним посаду, прізвище, ім’я, по батькові. Вкажіть термін, на який працівник направляється в інше місто у справах підприємства. Дайте наказом дату і номер. Право підпису документа має директор організації. Завірте наказ печаткою компанії та ознайомте з ним співробітника, що відправляється у відрядження, під розпис.
  3. Складіть службове завдання, яке має уніфіковану форму. Впишіть дані працівника, мета відрядження, термін відрядження, кількість календарних днів перебування у відрядженні, кількість днів у дорозі. Вкажіть найменування організації, до якої відряджається працівник, місто місця її розташування та назву країни. Підписує документ директор компанії. Завірте службове завдання печаткою підприємства. На тому ж бланку працівник, який прибув з відрядження, пише звіт про відрядження, ставить свій підпис, докладає необхідні документи, якщо такі видавалися йому для підписання.
  4. Напишіть працівнику посвідчення про відрядження, в якому вкажіть прізвище, ім’я, по батькові працівника, займану ним посаду, мета відрядження. Даний документ повинен бути підписаний керівником компанії та завірений печаткою організації. Видайте спеціалісту грошові кошти під звіт.
  5. Після прибуття працівника з відрядження йому необхідно заповнити бланк авансового звіту, прикласти до нього документи, що підтверджують витрати, і здати в бухгалтерію для здійснення розрахунків.