Як оформити справи при здачі в архів

Як оформити справи при здачі в архів

Відповідно до статті 17 Федерального закону 125-Ф3, справи звільнених співробітників підлягають передачі в архів. Перед здачею документів їх необхідно підшити, пронумерувати, зробити опис і оформити обкладинку. Робити це повинен уповноважений співробітник відділу кадрів.

Вам знадобиться

- Папка;
- Всі документи;
- Олівець;
- Опис;
- Здавальна опис.

Інструкція

  1. Для передачі справи звільнився в архів розкладіть документи у зворотному хронологічному порядку. Це означає, що при працевлаштуванні ви складали особиста справа, першим листом якого було заяву про прийом на роботу. При передачі справи до архіву першим аркушем буде заява про звільнення.
  2. Підшиваючи особиста справа співробітника, одночасно складайте опис підшиваються документи. До особової справи для передачі до архіву підшийте всі наявні документи: анкету або резюме, копії документів про освіту, копії наказів про прийом на роботу, звільнення та інших наказів, які видавалися в процесі роботи співробітника. Це можуть бути накази про підвищення або зниження зарплати, про переведення, про виконання додаткових обов’язків і т.д. Також прикладіть всі довідки, які коли-небудь пред’являв співробітник у вашу організацію, копію трудового договору, додаткові угоди, нормативні акти, що стосуються роботи співробітника.
  3. Підшийте справа в папку швидкозшивачем, пронумеруйте всі аркуші в правому верхньому куті. Робити це необхідно простим олівцем. Зверху підшийте опис, підпишіть папку, поставте літерний код по початковій букві прізвища співробітника, а також на палітурці папки великими цифрами рік звільнення з вашого підприємства.
  4. Облік року звільнення ви можете проводити по одному співробітнику або за кількома, які звільнилися в один рік. Якщо ви проводите облік по декількох співробітників, то складіть всі папки особових справ в одну загальну папку і підпишіть рік звільнення на палітурці. В одній папці можна зберігати не більше 250 аркушів. Кожне комплексне справу формуйте не тільки по року звільнення, але і за алфавітом прізвищ.
  5. При передачі всіх справ в архів складіть здавальну опис. У першій графі вкажіть порядкові номери справ, у другій індекси всіх справ по номенклатурі. Третя графа заповнюється за найменуванням заголовків, четверта — по датах, п’ята — за кількістю аркушів, шоста — за термінами зберігання, сьому графу ви можете заповнити, якщо є примітки або доповнення.

Зверніть увагу

Особові справи працівників зберігаються в архіві протягом 75 років з моменту надходження. При необхідності з них видаються довідки для оформлення пенсії, підтвердження стажу або інших відомостей, але тільки особисто звільнити співробітника або за постановою суду.