Як оформити телефонограму

Як оформити телефонограму

Телефонограмою називається коротке, але важливе повідомлення, передане по телефону. Таким чином найчастіше сповіщають про проведення нарад, засідань, зборів. У телефонограмі також може міститися термінове розпорядження керівника. Телефонограми бувають вхідними, які ви приймаєте, і вихідними, які ви передаєте. Обидва види мають схоже оформлення.

Інструкція

  1. У лівому верхньому куті аркуша паперу розташуйте повне найменування вашої організації і, при необхідності, назва структурного підрозділу, наприклад, «Адміністрація міста Н.» та «Управління освіти».
  2. У правому верхньому куті впишіть адресата телефонограми. Вкажіть посаду, прізвище та ініціали людини: «Директору школи № 37 Іванову І.І.». Якщо адресатів декілька, вказувати прізвища не потрібно: «Директорам шкіл міста Н.». До телефонограмі прикладіть повний перелік установ, до яких вона була спрямована.
  3. Двома рядок нижче розташуйте слово «Телефонограма» та її порядкової номер. Для вихідної телефонограми нижче вкажіть дату її складання.
  4. Потім слід власне текст телефонограми: «22 лютого о 17.00 в управлінні освіти відбудеться нарада з питань поліпшення діяльності шкіл міста. Явка директорів шкіл суворо обов’язкова ». Готуючи текст телефонограми, уникайте слів і зворотів, складно сприймаються на слух і труднопроизносимих. Пам’ятайте, що повідомлення повинно бути інформативним і коротким — не більше 50 слів.
  5. При передачі телефонограми чітко промовляйте слова, особливо адреси, прізвища, імена та по батькові людей, назви вулиць, дати і час заходів. В кінці обов’язково прочитайте текст ще раз і переконайтеся, що ваш співрозмовник все записав правильно. Приймаючи повідомлення по телефону, уважно слухайте. Якщо виникли питання, проясніть їх негайно.
  6. Під основним текстом ставиться посада, прізвище та ініціали керівника, який підписав телефонограму: «Начальник управління освіти Петров П.П.». На вихідному документі також має бути присутня його особистий підпис.
  7. Внизу сторінки вкажіть відомості про співробітників, які працювали з телефонограмою. Зазвичай зліва ставлять посаду, прізвище та ініціали особи, що відправив повідомлення, його службовий телефон, а також дату і час передачі. Справа розташовують відомості про особу, який прийняв документ: посада, прізвище та ініціали, номер телефону, дата і час прийому.
  8. Вихідна телефонограма оформляється в одному примірнику і зберігається в спеціальній папці. Вхідне повідомлення краще мати в двох примірниках: перший ви віддасте керівнику для подальшої роботи, другий — помістіть в папку на зберігання.

Корисні поради

Підготуйте на комп’ютері бланки телефонограм. Ними дуже зручно користуватися. Ви зможете вносити інформацію в необхідні графи від руки, не переписуючи заново повторювані дані. Бланки будуть однакові для вхідних і вихідних телефонограм.