Телефонограмою називається коротке, але важливе повідомлення, передане по телефону. Таким чином найчастіше сповіщають про проведення нарад, засідань, зборів. У телефонограмі також може міститися термінове розпорядження керівника. Телефонограми бувають вхідними, які ви приймаєте, і вихідними, які ви передаєте. Обидва види мають схоже оформлення.
Інструкція
- У лівому верхньому куті аркуша паперу розташуйте повне найменування вашої організації і, при необхідності, назва структурного підрозділу, наприклад, «Адміністрація міста Н.» та «Управління освіти».
- У правому верхньому куті впишіть адресата телефонограми. Вкажіть посаду, прізвище та ініціали людини: «Директору школи № 37 Іванову І.І.». Якщо адресатів декілька, вказувати прізвища не потрібно: «Директорам шкіл міста Н.». До телефонограмі прикладіть повний перелік установ, до яких вона була спрямована.
- Двома рядок нижче розташуйте слово «Телефонограма» та її порядкової номер. Для вихідної телефонограми нижче вкажіть дату її складання.
- Потім слід власне текст телефонограми: «22 лютого о 17.00 в управлінні освіти відбудеться нарада з питань поліпшення діяльності шкіл міста. Явка директорів шкіл суворо обов’язкова ». Готуючи текст телефонограми, уникайте слів і зворотів, складно сприймаються на слух і труднопроизносимих. Пам’ятайте, що повідомлення повинно бути інформативним і коротким — не більше 50 слів.
- При передачі телефонограми чітко промовляйте слова, особливо адреси, прізвища, імена та по батькові людей, назви вулиць, дати і час заходів. В кінці обов’язково прочитайте текст ще раз і переконайтеся, що ваш співрозмовник все записав правильно. Приймаючи повідомлення по телефону, уважно слухайте. Якщо виникли питання, проясніть їх негайно.
- Під основним текстом ставиться посада, прізвище та ініціали керівника, який підписав телефонограму: «Начальник управління освіти Петров П.П.». На вихідному документі також має бути присутня його особистий підпис.
- Внизу сторінки вкажіть відомості про співробітників, які працювали з телефонограмою. Зазвичай зліва ставлять посаду, прізвище та ініціали особи, що відправив повідомлення, його службовий телефон, а також дату і час передачі. Справа розташовують відомості про особу, який прийняв документ: посада, прізвище та ініціали, номер телефону, дата і час прийому.
- Вихідна телефонограма оформляється в одному примірнику і зберігається в спеціальній папці. Вхідне повідомлення краще мати в двох примірниках: перший ви віддасте керівнику для подальшої роботи, другий — помістіть в папку на зберігання.
Корисні поради
Підготуйте на комп’ютері бланки телефонограм. Ними дуже зручно користуватися. Ви зможете вносити інформацію в необхідні графи від руки, не переписуючи заново повторювані дані. Бланки будуть однакові для вхідних і вихідних телефонограм.
