Як оформити вхідні листи


 

Вступники в організацію документи підлягають обліку. Зазвичай реєстрація вхідних листів — завдання канцелярії, але в невеликих колективах цей обов’язок часто покладають на секретаря. Методика оформлення кореспонденції, як правило, докладно описується у внутрішній інструкції з діловодства. Якщо ж вона відсутня, при обробці нових документів потрібно дотримуватися певного порядку дій.



Вам знадобиться

— журнал реєстрації вхідної кореспонденції;
- Штамп «Вхідний лист».

Інструкція

  1. Прийміть і розсортуйте надійшла кореспонденцію. Розкривати потрібно всі листи, крім мають особливу позначку, наприклад, «Особисто керівнику» або «Конфіденційно» і т.д. Не поспішайте викидати конверт, попередньо перевірте, чи зазначений в тексті зворотну адресу. У реєстрації не потребують бухгалтерські документи (рахунки, накладні), вітання, рекламні матеріали.
  2. Внесіть відомості про надійшли листах до журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Він може бути електронним або традиційним (паперовим). Заповнюючи електронні форми, дотримуйтесь рекомендацій розробників програми. Комп’ютерні системи полегшують канцелярський працю, допомагає швидко знайти потрібну інформацію. Проте, в них важлива уніфікація, суворе дотримання правил введення відомостей, інакше документ може загубитися в базі.
  3. Традиційний журнал реєстрації купите в друкарні або оформіть самостійно в зошиті формату А4. Головна вимога до нього — простота пошуку, наочність і акуратність заповнення. Зручно вести журнал у вигляді таблиці з наступними графами:

    1. Дата реєстрації. Вхідні листи враховуйте в день отримання і ввечері передавайте на розгляд керівникові, якщо в організації не прийнятий інший порядок;

    2. Реєстраційний номер. Цей атрибут документа складається з номера папки-справи «Вхідні документи» (за затвердженою номенклатурою справ організації) та порядкового номера (з початку календарного року) надійшов листа. Наприклад, «№ 01-12-273», де 01-12 — номенклатурний номер справи, 273 — унікальний номер листа. Вся надійшла кореспонденція реєструється один раз, незалежно від кількості надійшли пізніше копій, в тому числі електронних;

    3. Автор листа (організація, приватна особа), наприклад, «ТОВ« Зустріч »або« Адміністрація області, заступник голови В.С.Сідоров »і т.д.;

    4. Тема документа. Цю графу можна заповнити відомостями з заголовка листа або коротко сформулювати основну думку після його прочитання. Пишіть так, щоб пізніше ви могли легко згадати, про який саме документ йдеться, і пояснити це колегам. Наприклад, «Про укладення договору на транспортні послуги» або «Про надання відомостей з податку на прибуток до 12.12.2011» і т.д.;

    5. Виконавець. Графу заповніть після отримання візи керівника. Впишіть прізвище співробітника, який буде готувати відповідь. Тут же позначте термін виконання. Дату відповіді на терміновий лист виділіть кольоровим маркером або підкресліть.

    6. Примітки. Тут ви можете робити позначки про виконання доручення керівника, або вказувати наявність важливих додатків до листа, або позначати кількість копій, що знаходяться у співробітників у роботі.


  4. Доповніть таблицю по вашому розсуду. Наприклад, побоюючись за збереження документів, виділіть графу для підпису виконавця при отриманні листа. Проте не перевантажуйте журнал і себе надмірно докладними записами. Всю потрібну інформацію містить документ, реєстраційні форми лише допомагають простежити стадію роботи над ним.
  5. На всіх листах проставте спеціальний штамп, на якому зазначено вид кореспонденції — «Вхідні». Відбиток повинен розташовуватися в правому нижньому куті першої сторінки документа. Слідкуйте, щоб печаткою не перекривався текст. Порядковий номер і дату надходження впишіть в рядок відбитка вручну.

Корисні поради

Електронний лист роздрукуйте і зареєструйте в звичайному порядку.