Як оформити відшкодування витрат на відрядження

Як оформити відшкодування витрат на відрядження

Нерідко компанії відправляють своїх працівників у відрядження для вирішення різних питань, підписання документації та інших цілей. Оплату витрат на відрядження повинна виробляти організація, що направила співробітників в поїздку. По приїзду спеціаліст складає авансовий звіт, додавши до нього необхідні документи, які є підтвердженням зроблених витрат.

Вам знадобиться

- Локальний нормативний акт;
- Трудове законодавство;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
- Авансовий звіт;
- Підтверджуючі документи;
- Калькулятор.

Інструкція

  1. Положення про оплату відряджень повинно бути закріплено колективним договором або іншим локальним нормативним актом підприємства. Не завжди компанії дотримуються цієї вимоги. Але в таких документах повинні бути враховані всі нюанси, які впливають на податкову базу по прибутку організації, а також з ПДФО, що входить в інтереси працівників. Тому наявність положення про відрядження особливо важливо як для роботодавця, так і для співробітників. Найчастіше фахівцям доводиться вирушати у відрядження у вихідний або святковий день. Особливості оплати та режиму роботи в такі дні повинні бути прописані в правилах внутрішнього трудового розпорядку фірми. Якщо на підприємстві всі необхідні документи складені і підписані працівниками, то надалі компанія зможе уникнути конфліктних ситуацій з співробітниками, незгодними з розміром оплати відряджень. Організація також убезпечить себе від спорів з податковими, правовими органами.
  2. Оплата витрат на відрядження проводиться на підставі авансового звіту, який працівник не пізніше трьох днів після повернення з відрядження повинен заповнити та подати до бухгалтерії підприємства. У документі відряджений фахівець відображає суми грошових коштів, витрачені ним. До таких витрат відносять оплата за проїзд до місця призначення, за найм житлового приміщення, добові та інші витрати, які узгоджені з роботодавцем.
  3. До авансового звіту працівник повинен додати документи, що підтверджують витрати на відрядження. До них відносять авіа-, авто-, ж / д квитки, квитанції за оплату житла, чеки і т.д. Добові співробітник не повинен підтверджувати документально, так як їх розмір встановлений законодавством. За відрядження всередині країни покладається 700 рублів, за її межами — 2500 рублів. Роботодавець має право встановлювати більший розмір добових. Але слід враховувати, все, що понад зазначених сум, обкладається ПДФО та податком на прибуток.