Як оформити виконуючого обов’язки співробітника

Як оформити виконуючого обов'язки співробітника

У трудовому процесі нерідкі ситуації вибуття одного працівника і необхідності виконання його трудової функції іншим працівником. Типовим випадком є ​​тимчасове вибуття співробітника зі збереженням за ним місця роботи. Наприклад, при наданні жінці відпустки по вагітності та пологах, а потім і відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, залучення працівника до виконання державних або громадських обов’язків; підвищення кваліфікації працівником і інші випадки, передбачені законом та колективним договором). З’являється необхідність замінити вибулого працівника з метою безперервності виконання його трудової функції.

Інструкція

  1. Якщо мова йде про відсутність працівника протягом тривалого часу, широко застосовується залучення нового працівника на підставі строкового трудового договору. Документи оформляються ті ж, що і при звичайному прийомі на роботу, проте в трудовому договорі спеціально обмовляється умова, що працівник приймається на роботу до виходу на роботу тимчасово вибулого співробітника (стаття 59 ТК РФ).
  2. Коли на місце тимчасово вибулого, залучається штатний співробітник, то оформляти таке виконання обов’язків потрібно, як тимчасове переведення, з виданням наказу за формою Т-5. При цьому на наказі в обов’язковому порядку повинно фіксуватися згоду співробітника на такий тимчасовий переклад, або до наказу повинен додаватися угода роботодавця і працівника про тимчасове перекладі. Згода працівника на тимчасове переведення не потрібно тільки у випадку, якщо переклад оформляється на термін менше 1 місяця (стаття 72.2 ТК РФ).
  3. Якщо на штатного співробітника, який продовжує виконувати свою трудову функцію, додатково покладаються обов’язки з виконання трудової функції, тимчасово відсутнього співробітника, то про це оформляється наказ, форма, якого законодавством не регламентована. Однак у такому наказі повинні бути відображені прізвище, ім’я, по батькові відсутнього працівника, його посаду, а також розмір доплати за виконання додаткових трудових обов’язків. Сума доплати встановлюється за погодженням роботодавця і працівника.

    Щодо працівників, які займають рядові посади, використовується формулювання: «Покласти на (найменування посада, прізвище, ім’я по батькові) виконання обов’язків (найменування посади) на час відсутності (відпустка, відрядження тощо) (прізвище, ім’я, по батькові відсутнього працівника)» . Дане розпорядження може міститися і безпосередньо в наказі про відпустку або відрядження; в цьому випадку обидва працівники повинні бути ознайомлені з таким наказом, копія наказу поміщається до особової справи вибуває співробітника, а виписка з наказу — до особової справи співробітника, який буде виконувати його функцію на час відсутності.

    Щодо керівних працівників формулювання дещо інша: «Призначити (найменування посада, прізвище, ім’я по батькові) тимчасово виконуючим обов’язки (найменування посади)». В наказі зазначається причина тимчасового вибуття працівника і обумовлюється розмір доплати незалежно від того, чи є працівник заступником керівника по штату.
  4. Призначення виконуючим обов’язки співробітника на вакантну посаду не допускається, в цьому випадку повинен оформлятися або тимчасовий переклад — на час пошуку відповідного співробітника для роботи на постійній основі, або постійний переклад з внесенням відповідних змін до трудового договору. Потрібно мати на увазі, що в разі тимчасового переведення працівник може претендувати на те, щоб зайняти посаду на постійній основі.