Як оформити використання особистого автомобіля в службових цілях


 

В деяких організаціях, в силу специфіки їх діяльності, співробітники використовують особисті автомобілі в службових цілях. В законодавстві прописана обов’язок роботодавця компенсувати витрати працівника по використанню авто. Оформлення використання особистого автотранспорту співробітника можливо шляхом нарахування компенсації або укладення з ним договору оренди на транспортний засіб.


Вам знадобиться

— дорожній лист;
- Договір оренди транспортного засобу;
- Угода про використання особистого автомобіля в службових цілях.

Інструкція

  1. Обов’язок по компенсації за використання, знос особистого транспорту співробітника в робочих цілях прописана в ст.188 Трудового кодексу. Її розмір визначається за згодою сторін і прописується в трудовому договорі чи додатковій угоді до нього.
        
  2. Для нарахування компенсації вам необхідно видати наказ, у якому буде її розмір. Сума компенсації може бути будь-який, але для організації вигідно встановити суму, яка буде враховуватися при оподаткуванні прибутку: для легкових автомобілів з робочим об’ємом двигуна до 2000 куб. см включно компенсація складає 1200 руб / міс; понад 2000 куб. см — 1500 руб / міс. Усі суми, виплачені понад ці норми, віднімаються з чистого прибутку.
  3. При відшкодуванні витрат на паливо керуйтеся розпорядженням Мінтрансу Росії N АМ-23-р, в ньому прописані норми витрат, які враховуються для цілей оподаткування. Витрати на бензин співробітник повинен підтвердити касовими чеками та шляховими листами.
  4. Для отримання компенсації працівникові необхідно надати в бухгалтерію такі документи: копію ПТС на транспортний засіб; касові чеки на паливо та інші матеріали; акти виконаних робіт з ремонту авто; шляхові листи. Форма подорожнього листа не регламентована, ви можете створити її самі, але є ряд обов’язкових пунктів, які повинні в ній бути присутнім: найменування, дата складання, найменування організації, зміст господарської операції (пункти прибуття, вибуття працівника протягом дня). На дорожньому листі ставиться печатка організації та підписи відповідальних осіб.
  5. Ви можете також укласти договір оренди на особистий автотранспорт співробітника. За цим догововору — орендодавець (співробітник) надасть орендарю (ваша організація) транспортний засіб у тимчасове користування і за певну плату. Складайте договір у письмовій формі, реєстрації він не підлягає. В цьому випадку ви можете включити всі витрати понесені за договором оренди (ремонт, запасні частини, паливно-мастильні матеріли) до складу витрат при визначенні податкової бази по податку на прибуток.