Як оформити виписку з документа


 

Нерідкі випадки, коли за запитом сторонніх організацій, справжніх або колишніх працівників підприємства та інших громадян необхідно оформити виписку з основного документа, призначеного для внутрішнього використання і містить відомості конфіденційного характеру. До складання таких документів пред’являються особливі вимоги.



Інструкція

  1. Візьміть оригінал вихідного документа і виділіть фрагменти, що підлягають копіюванню і переносу в виписку. Точне цитування — основна вимога до складання виписки. Певної форми для таких документів не існує, тут керуйтеся загальними правилами діловодства, що регламентують оформлення ділової документації. Набагато важливіше зміст виписки, яке має бути складено з блоків обов’язкової інформації.
  2. Для початку розмістіть вгорі по центру аркуша назва документа «Виписка з …» (Наказу, протоколу тощо) і вкажіть коротко тему, суть документа. Далі виділіть і скопіюйте частина основного документа, в якій вказані початкові реквізити (найменування підприємства, дата і місце проведення заходу, кількість присутніх і т.д.). Вступну частину виписки завершите розміщенням фрагмента тексту, який стосується безпосередньо заданого питання (пункт з повісті денного зборів або ін), із зазначенням його порядкового номера згідно з положенням у вихідному документі.
  3. Тепер знайдіть скопіюйте фрагмент тексту, що описує хід обговорення даного питання (якщо воно було) і прийняте по ньому рішення. Вставте цитату в виписку, не забувши включити туди нумерацію з основного документа. Тут же розмістіть прізвища, ініціали та посади відповідальних осіб, які підписали оригінал.
  4. Готову виписку завірте в осіб, уповноважених до виконання подібних дій. Найчастіше це секретар організації або кадровик. Тут виписка буде звірятися з оригінальним документом на предмет точної відповідності. На закінчення на виписці повинно бути написано слово «Вірно», поставлена ​​підпис (з розшифруванням в дужках) відповідальної особи, вказана його посада, дата і час запевнення документа.

Корисні поради

Виписку з документа необхідно буде завірити підписом керівника і печаткою організації на випадок, якщо вона повинна бути надана в сторонні організації.