Як оформити витрати на відрядження

Як оформити витрати на відрядження

Витрати на відрядження оформляються як з боку співробітника відрядженого, так і з боку бухгалтерії компанії для податкової звітності. Перший етап оформлення — фіксування ваших витрат як відрядженого співробітника з метою їх подальшого відшкодування.

Вам знадобиться

- Паспорт;
- Чеки та квитанції за оплату всіх поточних витрат.

Інструкція

  1. Заповніть службове завдання за затвердженою формою № 10-а. Постарайтеся в цьому документі докладно викласти мета відрядження. За оформленні надайте форму на підпис керівнику.
  2. Вимагайте в бухгалтерії наказ про відрядження для того, щоб, по-перше, ознайомитися з тривалістю поїздки і, по-друге, розписатися на ньому. Цей документ підтверджує діловий характер поїздки і є причиною обліку витрат на відрядження в організації.
  3. Візьміть так само в бухгалтерії посвідчення про відрядження. Простежте, щоб у цьому документі були дати вибуття та прибуття з місць відправлення на місця напряму в обидва кінці шляху. Тут же відобразіть згодом точну кількість відрядних днів, щоб вам правильно розрахували добові виплати.
  4. По завершенні відрядження відсутності в організації, заповніть для бухгалтерії авансовий звіт за формою № АО-1. До цього звіту підшийте квитки на проїзд, підтвердження оплати готелю, посвідчення про відрядження, оплачені рахунки і чеки, які підтверджують витрати під час відрядження.
  5. Якщо на час вашої відсутності відрядного випав вихідний або святковий день, то вимагайте за такий день у відрядженні виплати подвійної денної ставки або відгул (за вашим бажанням). Однак це має бути прописано в правилах внутрішнього розпорядку підприємства.

Зверніть увагу Зверніть увагу

Записи посвідчення обов’язково підтверджуйте відповідними підписами: керівника і того підприємства, куди ви прямуєте. Витрати на громадський транспорт при пересуванні по місту в деяких випадках не відшкодовують. Тому відразу обговоріть і це питання в бухгалтерії при складанні посвідчення про відрядження.

Корисні поради

Якщо ви відряджені за кордон, посвідчення про відрядження не знадобиться. Проте наказ про відрядження візьміть. Також для підтвердження ділової мети поїздки надайте копії з закордонного паспорта з тих сторінок, де проставлені дати перетину кордонів.