Як оформити записи в трудовій книжці

Як оформити записи в трудовій книжці

Внесення записів у трудову книжку — обов’язкова складова офіційних трудових відносин. Особливе значення при цьому має точність формулювань та їх відповідність канонам кадрового діловодства. Недотримання цієї умови може спричинити проблеми і для працівника при підтвердженні трудового стажу, і для організації в разі перевірки.

Вам знадобиться

- Бланк трудової книжки;
- Трудовий кодекс РФ;
- Кадрова документація організації (накази про зарахування до штату, звільнення, переведення на іншу посаду, в інший підрозділ, штатний розклад організації та інші);
- Авторучка;
-Друк.

Інструкція

  1. При вступі працівника в організацію в розділі «Відомості про роботу» слідом за останнім записом робиться заголовок — повне і при наявності скорочене найменування роботодавця.

    Тільки після цього робиться порядковий номер чергового запису — точно на одну одиницю більше попереднього. Так, якщо запис про звільнення з колишнього місця роботи носить номер 7, про прийом володаря трудової книжки на нинішнє повинна бути 8. Порядковий номер проставляється в першій графі таблиці на сторінці трудовий.

    У другу вноситься дата проставлення запису: у форматі день і місяць двозначними числами, з проставленням попереду нуля при необхідності, рік — чотиризначним числом, кожне значення строго у відведеному йому поле.
  2. У третій графі робиться запис «Прийнятий (а) на роботу …». Далі слід вказівку структурного підрозділу компанії, якщо воно відображено в трудовому договорі, і точне найменування посади — строго як в штатному розкладі організації і трудовому договорі.

    Якщо людина прийнята в порядку переведення, вказується ця обставина і те, за згодою працівника або з його ініціативи здійснено переклад.
  3. У четверту графу вносяться дата і номер наказу, розпорядження або іншого рішення роботодавця про прийняття спеціаліста на роботу.
  4. У такому ж форматі вноситься і рішення про переведення на іншу посаду в тому ж підрозділі або інший підрозділ компанії, в тому числі розташоване в за межами міста базування офісу, де працював працівник до переведення.

    У цьому записі відображається істотна інформація: якщо в заяві та наказі про переведення згадується підрозділ, воно вказується і в записі. Якщо переклад зроблений в рамках одного підрозділу, згадувати його не треба.
  5. У трудову книжку вносяться також записи про час служби в армії (на підставі військового квитка), навчання, присвоєння нового розряду, професії, кваліфікаційної категорії, зміну назви роботодавця, невключення часу роботи в безперервний трудовий стаж і його відновленні.

    Запис про прийом на роботу на умовах внутрішнього або зовнішнього сумісництва робиться тільки за бажанням працівника.
  6. Запис про звільнення робиться із зазначенням причини звільнення і посиланням на конкретний пункт статті Трудового кодексу РФ, яким передбачено мало місце підставу для розірвання трудового договору.

    В останні роки часто замість «звільнений (а)» пишуть «трудовий договір розірвано з ініціативи працівника (або роботодавця)». Однак єдності з цього питання серед кадровиків немає.

    Вказуються і обставини, що мають значення при наданні пільг. Наприклад, переведення чоловіка в іншу місцевість або необхідність догляду за дитиною до 14 років.

    Якщо людину звільняють у зв’язку з рішенням суду про заборону займати певні посади, у записі про звільнення вказується, які позиції можна займати, який час і на якій підставі.

Зверніть увагу

При закладі трудової книжки з нуля датою першого запису про прийом на роботу має бути день, з якого працівник повинен приступити до своїх службових обов’язків згідно з відповідним наказом, а не дата закладу трудовий: ці дати можуть не збігатися, і часто їх у цьому випадку плутають. Номер ж наказу про кадрове рішення має бути датований тим числом, за яким він виданий.

Корисні поради

При запису про прийом на роботу генерального директора незрозуміло, який саме документ повинен бути вказаний: рішення засновників або наказ про призначення на цю посаду. Багато хто вважає, що краще вказати обидва документи.