Як оформити заявку на покупку

Як оформити заявку на покупку

Правильне оформлення заявки на покупку допоможе вам, перш за все, при можливих подальших розглядах щодо терміну, обсягів і якості куплених товарів. Але навіть якщо ви на сто відсотків упевнені в продавця, нехтувати правилами заповнення заявки все ж таки не слід. Від виникнення форс-мажорних обставин не застрахований ніхто, тому краще відразу подбати про захист від їх наслідків.

Інструкція

  1. Вкажіть у першому пункті заявочної форми найменування вашого структурного підрозділу, реквізити фірми, ПІБ керівника, якщо ви приватна особа — ПІБ та контактну інформацію.
  2. Другий пункт — це завдання на поставку товару. Вкажіть його найменування, базові характеристики і ціну. Не забудьте вписати і вимоги до якості, безпеки, технічним і функціональним властивості, габаритами, оформлення, пакування і т.п.
  3. Якщо цього товару ще немає на складі магазину (або компанії, що займається його реалізацією), напишіть у третьому пункті орієнтовну ціну на товар з обов’язковим зазначенням на джерело інформації. Зазвичай орієнтовна ціна формується з урахуванням відомостей, отриманих з каталогів прайс-листів на аналогічну продукцію в інших магазинах і компаніях, кошторисних розрахунків, довідково-інформаційних служб і т.п.
  4. У четвертому пункті опишіть структуру ціни всього контракту (в тому числі і орієнтовної ціни). Це може бути не тільки доставка, а й розвантаження, складання, послуги консультантів.
  5. У п’ятому вкажіть передбачуваний джерело фінансування даного замовлення. Наприклад, бюджетні або позабюджетні кошти (якщо ви представник організації).
  6. У шостому пункті обговоріть умови оплати товару. Зазвичай оплата проводиться по факту поставки товару. Якщо ви довіряєте цьому магазину або компанії, то можете віддати перевагу і авансову форму оплати (але не більше 30% від суми замовлення). Крім того, якщо ви співпрацюєте вже давно, постачальник може піти вам назустріч і погодитися, припустимо, на поетапну виплату суми, призначеної за товар.
  7. Вкажіть у сьомому пункті кращий строк доставки товару (точне число календарних або робочих днів з дня подачі заявки, що відводиться на поставку). При цьому врахуйте всі терміни, необхідні для розміщення замовлення в базі даних магазину або компанії, а також наявність або відсутність необхідної кількості товару на складі.
  8. Вкажіть адресу поставки у восьмому пункті: країна, населений пункт, вулиця, номер будинку, поверх та номер офісу (квартири, якщо ви приватна особа).
  9. Підпишіть заявку і поставте дату її формування. Якщо ви представник організації, то вам, можливо, буде потрібно підпис головного бухгалтера та начальника підрозділу або директора.