Як оформити журнал реєстрації наказів

Як оформити журнал реєстрації наказів

Для обліку, обігу та зберігання різної документації кадрові служби використовують книги наказів, відпусток, заяв і довідок. Журнали реєстрації є документами для внутрішнього користування і зберігаються у відділі кадрів організації, а відповідальність за ведення і зберігання цих документів несе спеціально призначена особа.

Інструкція

  1. Використовуйте затверджену міністерством форму журналу реєстрації наказів або розробіть її самостійно. Виготовте обкладинку з щільного матеріалу. У центрі листа вкажіть назву організації і назва книги. Нижче позначте дати початку та закінчення ведення журналу. На зворотному боці обкладинки відобразіть інформацію про особу, відповідальну за зберігання і заповнення документа: вкажіть посаду, прізвище та ініціали співробітника.
  2. Забезпечте неможливість підміни або вилучення сторінок з журналу. Пронумеруйте і прошнуруйте аркуші книги. На останній сторінці поставте сургучною або мастиковою друк, надайте готовий шаблон для запевнення начальнику відділу кадрів або керівнику організації. Зробіть запис «У цьому журналі реєстрації пронумеровано, прошнуровано, скріплено печаткою аркушів. Директор: (підпис, розшифровка підпису). Дата: (число, місяць, рік) ».
  3. Виберіть зручну орієнтацію сторінки (альбомну, книжкову) для внесення записів у журнал. При бажанні оформите таблицю, що містить такі графи:

    - Порядковий номер запису;

    - Дата внесення запису;

    - Порядковий номер наказу;

    - Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала наказ;

    - Короткий зміст наказу.

    Якщо вам незручний табличний вигляд, ведіть записи у вільній формі. Головне дотримуватися порядку присвоєння номерів згідно з датами затвердження наказів та відображати в книзі обліку перераховану вище інформацію.
  4. Робіть записи в журналі обліку наказів чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору. Не допускайте підчисток, стирань і видалення зроблених раніше позначок. У разі необхідності внести зміни закресліть однією лінією виправляти текст так, щоб збереглася можливість його прочитання. У тій же графі або рядку зробіть нову правильну запис. Поставте свій підпис і вкажіть дату внесення змін. Якщо немає можливості (наприклад, при відсутності вільного простору) виправити помилку на місці, нижче створіть новий запис, а поруч із застарілою інформацією зробіть позначку «запис недійсна».
  5. За припинення внесення інформації в журнал зробіть запис про дату його закінчення на лицьовій стороні обкладинки книги обліку.