Іноді трапляється в житті працівників будь-якого підприємства такий приємний момент, як підвищення окладу. Таке щастя може звалитися на їхню голову в двох випадках: якщо, працівника підвищили (перевели на іншу посаду з більшою оплатою) або йому просто (планова або позапланова) вирішили підняти оплату праці. Що стосується зменшення окладу — ця сумна ситуація досить важка з точки зору правильного її оформлення. Але, тим не менш, кадровому працівникові в обох випадках потрібно знати, як оформити зміну окладу документально.
Вам знадобиться
трудовий договір з працівником
особова картка працівника Т-2
особовий рахунок працівника Т-54
трудова книжка працівника
зразок додаткової угоди до трудового договору
уніфікована форма-5 Т (Т-5а)
знання діловодства
Інструкція
- Якщо працівника перевели на іншу посаду з більшою оплатою праці, оформлення зміни окладу відбувається паралельно з перекладом на іншу посаду. У цьому випадку кадровик повинен зробити додаткову угоду до трудового договору з працівником. В угоді потрібно прописати, що працівник переводиться на нову посаду і вказати нову суму оплати праці. На підставі цієї угоди робиться наказ про переведення на нову посаду (уніфікована форма Т-5 або Т-5а), в якому вказується і новий оклад. При оформленні переведення працівника на іншу посаду з підвищенням окладу не забудьте внести запис про переведення (але не про зміну окладу!) В трудову книжку працівника.
- Якщо працівник залишається на колишній посаді, то потрібно зрозуміти — чи змінюється оклад даного конкретного працівника або ж зміна окладу стосується посади, яку він займає. Ці випадки передбачають різні алгоритми дій для документального оформлення зміни окладу.
- У разі якщо зміни окладу стосуються посади, яку займає працівник, необхідно зробити наказ про зміну штатного розкладу, а потім наказ про затвердження нового штатного розкладу з новим окладом. Після цього робиться додаткову угоду до трудового договору з працівником і наказ про підвищення окладу на підставі цієї угоди. Для даних наказів уніфікованих форм не існує.
- Якщо оклад підвищують безпосередньо працівникові, то починається все зі службової записки безпосереднього керівника працівника на ім’я генерального директора. У цій записці обгрунтовується необхідність підвищення окладу. На підставі завізованою генеральним директором записки, кадровий працівник оформляє додаткову угоду до договору з працівником. А вже на підставі додаткової угоди робить наказ про підвищення окладу. Даний наказ та службова записка оформляються у вільній формі з проставленням усіх реквізитів, прийнятих правилами діловодства для даного виду документів.
- Тепер поговоримо про неприємну для працівників ситуації зміни окладу в сторону зменшення. У трудовому кодексі прописано ряд причин, які дозволяють роботодавцям зменшити оклад. Серед цих причин можуть фігурувати тільки ті, які пов’язані зі зміною умов праці — організаційними або технологічними. В якості таких умов можуть виступати зміни техніки і технології на виробництві, удосконалення робочого місця (підтверджується атестацією робочих місць), реорганізація структури виробництва. При цьому для зміни окладу в бік зменшення повинен знизитися обсяг, складність роботи або трудовитрати працівника. Інакше ви ризикуєте погіршити становище працівника, а це згідно Трудовому кодексу неприпустимо. На практиці здійснити і правильно оформити зменшення окладу досить складно. По-перше, ви повинні на всі зміни робочого процесу мати документальне підтвердження, що якраз і є в більшості випадків каменем спотикання при оформленні зменшення оплати праці. Крім того, повинні бути накази на зміну штатного розкладу та його затвердження. По-друге, ви повинні за два місяці (стаття 74 ТК РФ) повідомити працівника в письмовому вигляді під розпис про те, що йому загрожує. Якщо працівника такі умови не влаштують, то роботодавець повинен буде запропонувати йому іншу підходящу роботу. Якщо і це не задовольнить працівника, то він має право «залишити» вашу організацію. Якщо працівник згоден, то робиться додаткову угоду до трудового договору і наказ про зниження окладу.
Зверніть увагу
Угодою до трудового договору повинно бути оформлено як зниження, так і підвищення окладу. Якщо у вашій організації прийнято щорічне підвищення окладу і ви хочете уникнути створення зайвих документів, можна при укладанні договорів з працівниками включати туди пункт про щорічне підвищення окладу на певну суму або відсоток (від вже встановленого окладу). Однак, пам’ятайте, що навіть у цьому випадку в обов’язковому порядку потрібно робити накази про підвищення окладів і вносити відомості до форми Т-2 і Т-54.
Корисні поради
Зміни окладу (і відомості про переведення на іншу посаду) обов’язково вносяться до особової картки працівника (уніфікована форма Т-2). Відомості про зміну окладу вносяться також в особовий рахунок працівника (уніфікована форма Т-54).
