Як оформити зміну окладу

Як оформити зміну окладу

Іноді трапляється в житті працівників будь-якого підприємства такий приємний момент, як підвищення окладу. Таке щастя може звалитися на їхню голову в двох випадках: якщо, працівника підвищили (перевели на іншу посаду з більшою оплатою) або йому просто (планова або позапланова) вирішили підняти оплату праці. Що стосується зменшення окладу — ця сумна ситуація досить важка з точки зору правильного її оформлення. Але, тим не менш, кадровому працівникові в обох випадках потрібно знати, як оформити зміну окладу документально.

Вам знадобиться

трудовий договір з працівником
особова картка працівника Т-2
особовий рахунок працівника Т-54
трудова книжка працівника
зразок додаткової угоди до трудового договору
уніфікована форма-5 Т (Т-5а)
знання діловодства

Інструкція

  1. Якщо працівника перевели на іншу посаду з більшою оплатою праці, оформлення зміни окладу відбувається паралельно з перекладом на іншу посаду. У цьому випадку кадровик повинен зробити додаткову угоду до трудового договору з працівником. В угоді потрібно прописати, що працівник переводиться на нову посаду і вказати нову суму оплати праці. На підставі цієї угоди робиться наказ про переведення на нову посаду (уніфікована форма Т-5 або Т-5а), в якому вказується і новий оклад. При оформленні переведення працівника на іншу посаду з підвищенням окладу не забудьте внести запис про переведення (але не про зміну окладу!) В трудову книжку працівника.
  2. Якщо працівник залишається на колишній посаді, то потрібно зрозуміти — чи змінюється оклад даного конкретного працівника або ж зміна окладу стосується посади, яку він займає. Ці випадки передбачають різні алгоритми дій для документального оформлення зміни окладу.
  3. У разі якщо зміни окладу стосуються посади, яку займає працівник, необхідно зробити наказ про зміну штатного розкладу, а потім наказ про затвердження нового штатного розкладу з новим окладом. Після цього робиться додаткову угоду до трудового договору з працівником і наказ про підвищення окладу на підставі цієї угоди. Для даних наказів уніфікованих форм не існує.
  4. Якщо оклад підвищують безпосередньо працівникові, то починається все зі службової записки безпосереднього керівника працівника на ім’я генерального директора. У цій записці обгрунтовується необхідність підвищення окладу. На підставі завізованою генеральним директором записки, кадровий працівник оформляє додаткову угоду до договору з працівником. А вже на підставі додаткової угоди робить наказ про підвищення окладу. Даний наказ та службова записка оформляються у вільній формі з проставленням усіх реквізитів, прийнятих правилами діловодства для даного виду документів.
  5. Тепер поговоримо про неприємну для працівників ситуації зміни окладу в сторону зменшення. У трудовому кодексі прописано ряд причин, які дозволяють роботодавцям зменшити оклад. Серед цих причин можуть фігурувати тільки ті, які пов’язані зі зміною умов праці — організаційними або технологічними. В якості таких умов можуть виступати зміни техніки і технології на виробництві, удосконалення робочого місця (підтверджується атестацією робочих місць), реорганізація структури виробництва. При цьому для зміни окладу в бік зменшення повинен знизитися обсяг, складність роботи або трудовитрати працівника. Інакше ви ризикуєте погіршити становище працівника, а це згідно Трудовому кодексу неприпустимо. На практиці здійснити і правильно оформити зменшення окладу досить складно. По-перше, ви повинні на всі зміни робочого процесу мати документальне підтвердження, що якраз і є в більшості випадків каменем спотикання при оформленні зменшення оплати праці. Крім того, повинні бути накази на зміну штатного розкладу та його затвердження. По-друге, ви повинні за два місяці (стаття 74 ТК РФ) повідомити працівника в письмовому вигляді під розпис про те, що йому загрожує. Якщо працівника такі умови не влаштують, то роботодавець повинен буде запропонувати йому іншу підходящу роботу. Якщо і це не задовольнить працівника, то він має право «залишити» вашу організацію. Якщо працівник згоден, то робиться додаткову угоду до трудового договору і наказ про зниження окладу.

Зверніть увагу

Угодою до трудового договору повинно бути оформлено як зниження, так і підвищення окладу. Якщо у вашій організації прийнято щорічне підвищення окладу і ви хочете уникнути створення зайвих документів, можна при укладанні договорів з працівниками включати туди пункт про щорічне підвищення окладу на певну суму або відсоток (від вже встановленого окладу). Однак, пам’ятайте, що навіть у цьому випадку в обов’язковому порядку потрібно робити накази про підвищення окладів і вносити відомості до форми Т-2 і Т-54.

Корисні поради

Зміни окладу (і відомості про переведення на іншу посаду) обов’язково вносяться до особової картки працівника (уніфікована форма Т-2). Відомості про зміну окладу вносяться також в особовий рахунок працівника (уніфікована форма Т-54).