Як оформляти документи на підприємстві

Як оформляти документи на підприємстві

Правильне оформлення документів є складовою частиною правильного діловодства. Сучасний стан діловодства таке, що для повного оволодіння всіма тонкощами поводження з документами потрібно проходження спеціальних курсів, при цьому, враховуючи, що документи поділяються на безліч різних видів.

Інструкція

  1. Діловодство, наприклад, кадрової служби підприємства, може істотно відрізнятися від бухгалтерії та управління.

    Таким чином, кожен відділ підприємства має свій оборот документації, та відповідно обліку таких документів пред’являються спеціальні правила оформлення та обліку.
  2. Система обліку влаштована так, що частина документів підприємства повинна оформлятися відповідно до затверджених стандартів, а частина, що перебуває у вільному обороті, оформляється на розсуд керівництва підприємства.
  3. Все що надходять на підприємство документи реєструються в спеціальному журналі вхідної кореспонденції, документу присвоюється певний номер (порядковий номер), далі він адресується керівництву підприємства, яке вирішує подальшу його долю. Якщо документ містить конкретні вимоги, носить якийсь інформаційний характер, то він прямує з візою керівника конкретній особі, або для виконання, або для зведення. При необхідності виконання, керівник, візуючи документ, мають право встановлювати строк для його виконання, але не менше, ніж наказано самим документом. Виконавець одержує документ і розписується в журналі вхідної кореспонденції в його отриманні.
  4. Вихідні документи також фіксуються в спеціальному журналі вихідної документації з присвоєнням порядкового номера.
  5. Як правило, вся документація поділяється на документи внутрішнього обігу і документи зовнішнього обігу, тому на виробництві вводяться два журнали реєстрації на вхідні документи і два — на вихідні.
  6. Така система обліку дозволяє контролювати проходження документів, як поза підприємством, так і всередині його, а також перевіряти виконання.
  7. Документи, що стосуються діяльності підприємства, наприклад накази по кадрам, спільні накази реєструються і враховуються окремо. В цілому на багатьох великих підприємствах практикується система окремого обліку документів, що стосуються конкретних відділів і служб, особливо, коли в кожному відділі є відповідний людина, що займається діловодством.