Як оформляти особиста справа для архіву


 

Особисті справи всіх звільнених і вийшли на пенсію співробітників необхідно відправити для зберігання в архів (стаття № 17 Федерального закону № 125-Ф3). Співробітник відділу кадрів зобов’язаний підготувати папки з документами і передати їх уповноваженому співробітнику архіву з рук в руки.



Вам знадобиться

— папки;
- Швидкозшивач;
- Олівець;
- Опис;
- Передатна опис.

Інструкція

  1. Перед здачею особових справ до архіву ретельно підготуйте всі наявні документи, які залишилися у відділі кадрів після звільнення співробітників. Законодавством встановлені певні строки, в які потрібно встигнути передати особисті справи співробітників для архівного зберігання. Вони не повинні перевищувати 12 місяців після відбувся звільнення.
        
  2. Кожна особова справа розкладіть у зворотному хронологічному порядку. Якщо при працевлаштуванні першою сторінкою була заява, написане співробітником про прийом на роботу, в архівних документах першою сторінкою буде заяву, написану на звільнення.
  3. Всі листи, складені в потрібному порядку, підшийте швидкозшивачем, пронумеруйте по порядку. На окремому аркуші зробіть опис. Під порядковим номером внесіть в неї все скріплені аркуші особової справи.
  4. Опис прикріпіть зверху всіх сторінок. Якщо ви оформляєте особиста справа за кожним працівником окремо, помістіть його в картонну папку, великими друкованими літерами напишіть першу літеру прізвища співробітника і рік звільнення.
        
  5. При передачі справ в архів допустимо складати кілька справ звільнилися співробітників в одну папку, але кількість аркушів у ній не повинно перевищувати 250. В одну папку складіть справи звільнилися співробітників в один рік, чиї прізвища починаються на однакову літеру. Таке оформлення особових справ найчастіше використовується на великих підприємствах, де протягом одного року проходить великий потік кадрів.
  6. За всіма підготовленим справах складіть передатну відомість, яка має уніфіковану форму. У графі № 1 запишіть порядковий номер кожної справи, в графі № 2 — індекс кожної справи за номенклатурою, № 3 — найменування заголовків справ, № 4 — дати, № 5 — кількість переданих листів по кожній справі окремо, № 6 — строки зберігання, № 7 — доповнення або наявні примітки.
        

Зверніть увагу

Терміни архівного зберігання документів складають 75 років.