Як оформляти особисті справи співробітників

Як оформляти особисті справи співробітників

Особові справи можуть заводитися на кожного співробітника, що працює на підприємство. Але особливо увагу приділяють оформленню таких документів щодо керівників та провідних фахівців організації. Щоб коректно і в потрібному обсязі відобразити необхідну інформацію про людину як про працівника, варто виконувати ряд вимог, що пред’являються до складання особистої справи кожного з них.

Інструкція

  1. Стаття 85 Трудового кодексу Російської Федерації визначає поняття «персональні дані працівника». І згідно з цим положенням, необхідно заповнювати на кожного працівника оформляти особиста справа. Заводите його відразу ж після видання наказу про зарахування особи на посаду. Основна вимога до оформлення цього документа — заповнення в хронологічному порядку. Тобто всі папери повинні бути підшиті у міру надходження.
  2. Список документів, які обов’язково повинні бути присутніми в кожному особовій справі визначений у 5 пункті Указу Президента РФ від 01.06.1998 за № 640. У нього входять: внутрішній опис документів, анкета працівника, резюме, копії документів про освіту та посвідчення особи, довідки, які підтверджують зміни різних персональних даних людини (це можуть бути копії свідоцтва про шлюб, отримання ІПН, страхового свідоцтва, про народження дітей та інші ) і трудовий контракт. В обов’язковому порядку в особовій справі повинні знаходиться копії всіх наказів, що стосуються різних призначень, заохочень, відряджень, відпусток, даних атестацій, характеристик і т.д. І, звичайно ж, у кожному особовій справі повинен знаходитися план кар’єрного росту людини. Якщо потрібно до якогось із цих документів уточнення, то воно відзначається в додатковому рядку «Примітка».
  3. При отриманні будь-якого виду документів із серії тих, що будуть підшиті в особову справу, складається опис. Вона допомагає вести більш впорядкований облік відомостей про працівника. Її обов’язково повинен підписати упорядник, вказуючи при цьому свою посаду, розшифровуючи свій підпис і проставляючи дату. При закритті особової справи підшивається заява працівника про звільнення або документи, які обгрунтовують необхідність звільнення, копія наказу.

Корисні поради

Зберігайте особисті справи співробітників тільки в сейфі. Видавати їх ви можете тільки певному ряду співробітників, які безпосередньо мають доступ до кадрової інформації.