Як оформляти вихідну документацію


 

вихідною документацією називаються офіційні листи, які організація направляє стороннім адресатам (постачальникам, споживачам, наглядовим органам і т.д.) або іногороднім колегам. Відповідальність за роботу з цією кореспонденцією ділять, як правило, два співробітника: упорядник та діловод. В обов’язки першого входить підготовка та узгодження тексту. Другий реєструє лист, відправляє оригінал за призначенням і зберігає службову копію.


Вам знадобиться

— бланк організації;
- Комп’ютер, на якому встановлений текстовий редактор;
- Журнал реєстрації вихідної документації.

Інструкція

  1. Якщо ви — упорядник

    Підготуйте проект документа. Вихідні листи можуть бути ініціативними і відповідними. У першому випадку ви починаєте (ініціюєте) листування з іншою організацією чи конкретною людиною за будь-яким службового питання. Відповідний лист повинен містити інформацію, відповідну надійшов запит.

  2. Надрукуйте лист у двох примірниках на бланку вашої організації. Слідкуйте за правильністю оформлення верхньої частини документа, так званої «шапки». Крім реквізитів компанії, розташованих на бланку справа, в неї входять дані адресата і заголовок листа.
  3. У верхньому лівому кутку надрукуйте посада, ініціали та прізвище людини, якій призначений документ, адреса організації або приватної особи. Порядок зазначення відомостей повинен бути саме таким, наприклад:
    «Генеральному директору ТОВ« Хвиля »
    І.І.Сідорову
    Робоча вул., Д. 37, оф. 14,
    Саратов, 109235 ».
  4. Праворуч, під реквізитами вашої організації, розташуйте заголовок листа. Він повинен бути коротким, чітко відображає зміст тексту. Наприклад: «Про проведення планової перевірки санітарного стану будівлі» або «Про надання відомостей про будинки, які потребують капітального ремонту».
  5. Почніть основний текст зі звернення до адресата і вказівки приводу, по якому йому надсилається цей лист. Наприклад: «Шановний Іван Іванович! Повідомляємо Вам про проведення 14 січня 2011 планової перевірки санітарного стану орендованого будинку ».
  6. Якщо до вихідного документу є додатки, перерахуйте їх після основного тексту, наприклад: «Додаток на 3 л. в 1 прим. ». У самому низу останньої сторінки тексту повинен бути зазначений укладач документа. Як правило, автор листа друкує своє прізвище, ініціали та робочий телефон дрібніше основного шрифту.
  7. Погодьте лист з посадовими особами, що приймають у вашій організації вирішення по якомусь напрямку. Наприклад, документи, які передбачають витрату коштів, візує бухгалтер, а відповіді на запит податкової інспекції — юрист. Співробітники організації, що схвалюють лист, ставлять особисті підписи з розшифровкою на другому примірнику в кінці тексту, нижче місця для візи керівника. Після отримання необхідних погоджень вихідний документ підписує керівник організації.
  8. Передайте діловоду узгоджений і підписаний документ. Якщо ви хочете зберегти у себе копію, роздрукуйте додатково ще один екземпляр. Попросіть діловода поставити на ньому вихідний номер.
  9. Якщо ви — діловод

    Прийміть вихідне лист у упорядника. Перевірте наявність і правильність оформлення основних реквізитів, віз узгодження, відомостей про укладача і підпису керівника. Зверніть увагу на наявність додатків до листа.
        

  10. Зафіксуйте відомості про документ у журналі реєстрації вихідної кореспонденції. Якщо ваша організація перейшла на електронний документообіг, дійте відповідно до інструкції з ведення бази даних. Для традиційного паперового журналу реєстрації строгих правил оформлення немає. Однак на практиці найчастіше використовується таблиця з наступними графами:
    - Дата;
    - Номер вихідного документа;
    - Адресат;
    - Короткий зміст (заголовок);
    - Укладач документа;
    - Примітка.
  11. Вихідний номер формується таким чином. Спочатку вкажіть номенклатурний номер папки, в якій зберігаються копії вихідних листів. Через тире або косу риску напишіть порядковий номер конкретного листа. У вас вийде: «01-14-256» або «01-14/256», де 01-14 — номер справи, 256 — номер документа.
  12. Впишіть вихідний номер в спеціальну рядок бланка. Для відповідного листа обов’язково вкажіть також номер вхідного документа, з яким воно пов’язане. Запечатайте перший примірник листа (без віз погодження) в конверт і оперувати адресату. Копію документа підшийте у відповідну папку-справу.