Як оформляти виписку з протоколу

Як оформляти виписку з протоколу

Для цитування частини протоколу в діловодстві використовується така форма документа, яка дозволяє представити завірене рішення з певного питання. При цьому уникаючи необхідності пред’являти повну версію протоколу, оскільки, по суті, він є внутрішнім документом. Виписка з протоколу дає можливість зберегти конфіденційність по решті розглядаються в ході засідання питань. Уніфікованої форми такого документа не існує. І все ж його слід оформляти відповідно до вимог нормативних актів діловодства.

Інструкція

  1. Почніть оформлення виписки з назви документи «Виписка з протоколу засідання …». Далі копіюйте вступну частину протоколу, що містить повні реквізити, зазначені в оригіналі. Тут повинна бути вказана дата і місце проведення засідання, кількість присутніх і т.д.
  2. Із загальної порядку денного основного документа процитуйте у виписці конкретний пункт, що стосується обговорюваного питання. В даному випадку обов’язково вкажіть його порядковий номер відповідно до розташування в протоколі засідання.
  3. Оформіть основну частину виписки з протоколу копіюванням фрагмента тексту, в якому розглядається потрібна тема. Тут використовуйте абзаци з розділу «Слухали», обговорення питання і «Ухвалили». Вкажіть посади, прізвища та ініціали осіб, які підписали протокол.
  4. Завірте складений документ. Для цього секретарю або іншій, уповноваженій для таких дій, посадовій особі (відділ кадрів тощо) потрібно власноруч написати «Вірно», розписатися, розшифрувати підпис (прізвище, ініціали), вказати займану посаду і поставити дату. Для надання виписки в сторонні організації документ засвідчується печаткою підприємства і підписом керівника.

Зверніть увагу

Зверніть увагу на те, що виписка повинна містити точну копію фрагмента тексту протоколу по цікавить вас, без доповнень і роз’яснень. Тільки в такому разі документ може бути завірений підписом «Вірно» і мати юридичну силу.

Корисні поради

За витягом з протоколу на підприємстві потрібно звертатися до секретаря, оскільки саме він оформляє і завіряє такі документи. У відсутності такого можна просити надати виписку інші служби, відповідальні за оформлення, облік і зберігання ділової документації на підприємстві. У першу чергу це відділ кадрів.