Як опанувати навичками ділового листа

Як опанувати навичками ділового листа

Представникам різних професій в робочому процесі нерідко потрібно навик створення ділової документації та написання ділових листів. Навчившись грамотно складати ділові листи, ви створите в очах своїх клієнтів, співробітників і партнерів правильний імідж серйозного працівника, який знає ціну діловому етикету та володіє навичками ділового листа.

Інструкція

  1. Навчитися писати ділові листи не так складно, як здається — потрібно дотримуватися ряду правил, які необхідні при складанні подібної кореспонденції. Перше правило — це точність. У процесі написання листа стежте за тим, щоб воно було точним, і щоб у ньому були відсутні слова-паразити, а також професійний жаргон, сленг і розмовні слова, які не відповідають стилістиці ділової переписки.
  2. Уникайте в тексті листа понять і термінів, які можуть бути витлумачені двояко або невірно.
  3. Будьте максимально лаконічні — намагайтеся умістити повноцінну і закінчену думку в найбільш короткий формат. Чи не розписуйте на три сторінки те, що може поміститися в парі пропозицій. Лист має бути цікаво вашого адресата, і йому важливо витягти з нього цінну інформацію, що стає проблематичним у випадку, коли лист виявляється занадто довгим.
  4. Першу фразу листа будуйте так, щоб вона викликала стійкий інтерес у адресата — це означає, що в перших фразах повинна міститися ключова інформація про те, що буде далі описано в листі. Не варто робити довгий вступ з розлогих і беззмістовних вітань.
  5. Складаючи формулювання листи, будьте переконливі, грамотні, а також не забувайте аргументувати свої слова фактами, прикладами, посиланнями, будь-якими документами або матеріалами.
  6. Ніколи не доручайте написання ділових листів секретарям або співробітникам — всі листи пишіть самі. У цьому випадку ви зможете бути впевнені в тому, що лист написано за всіма правилами, з урахуванням точки зору адресата і його індивідуальних особливостей та інтересів.