Як оплатити проїзд працівникам

Як оплатити проїзд працівникам

Оплата проїзду працівникам — це компенсація витрат за пересування під час робочого часу у службових доручень. Згідно з постановою Мінфіну РФ за номером 03-05-04/112 від 4 травня 2006 року всі виплати, пов’язані з компенсацією проїзду не відносяться до сум, які виплачуються за роботу. Щоб при перевірці інспекторів з податкової або трудової інспекції не виникло проблем і непорозумінь, всі витрати слід документально оформити.

Вам знадобиться

- Посадові інструкції;
- Наказ;
- Повідомлення в бухгалтерію;
- Авансовий звіт.

Інструкція

  1. Складіть посадові інструкції для всіх співробітників, яким ви оплачуєте проїзд, пов’язаний з виробничими дорученнями. У даному документі докладно опишіть порядок роз’їзний роботи та порядок компенсації за проїзд. Ви можете вказати, що будете видавати проїзні документи або сплачувати певну суму в певні дні, коли проїзд пов’язаний не тільки з пересуванням на громадському транспорті.
  2. Видайте наказ. Уніфікованої форми даного документа немає, тому пишіть наказ у вільній формі. Вкажіть все ПІБ співробітників, посада, номер структурного підрозділу, відділу, тобто всіх, кому ви компенсуєте проїзд, можете вказати в обліковому порядку. Якщо комусь ви оплачуєте проїзд шляхом видачі проїзних документів, а іншим готівковими коштами або іншими способами, то наказ на всіх оформляйте окремий під різними порядковими номерами. У наказах опишіть, які види компенсації слід видавати співробітникам, в якому розмірі і в дату щомісячної компенсації.
  3. Подайте повідомлення в бухгалтерію про видачу компенсаційних виплат. Якщо ви плануєте видавати їх окремо від заробітної плати, то в повідомлення вкажіть дату виплат.
  4. По закінченню звітного періоду всі співробітники, які отримали компенсацію за проїзд, зобов’язані подати авансовий звіт про використані кошти з доданими документами: квитками на транспорт, чеками на бензин.
  5. Відповідно до рішення директорів Центробанку Російської Федерації за номером 40 від 22 вересня 1993 року і пункту 11 про порядок ведення касових операцій, звіти повинні бути подані протягом трьох робочих днів після закінчення фінансового звітного періоду. Якщо ця вимога не виконана, то перевірка податкових органів може принести сумні наслідки. Керівнику та головному бухгалтеру випишуть величезний адміністративний штраф за недотримання порядку фінансового обліку.