Як організовувати конференції

Як організовувати конференції

Організація конференції вимагає ретельної підготовки. Розділивши цей процес на етапи, можна з мінімізувати трудові витрати при високому рівні проведення заходу.

Вам знадобиться

Комп’ютер з виходом в інтернет і довідковими програмами по місту, телефон.

Інструкція

  1. Визначитися з темою конференції, числом потенційних учасників, термінами проведення та лекторами. Провести переговори з лекторами для отримання згоди на виступ.
  2. Виходячи з тематики і планованого числі учасників необхідно підібрати варіанти місць проведення конференції. Це можуть бути Будинку культури, конференц-зали готелів, ресторани, бази відпочинку та інше. Підбір здійснюється за коштами пошуку в мережі інтернет і різних довідниках міста, на основі отриманих даних формується таблиця потенційних місць із зазначенням назви, адреси, телефону, кількості місць, вартості і наявності необхідного обладнання (наприклад, проектора, екрану, мікрофону).
  3. Продзвонити вийшла базу потенційних місць і уточнити по можливості проведення в бажані дні, вартості оренди, наявності додаткових послуг (наприклад, організації фуршету). У результаті вибрати місце проведення та дату.
  4. Розробити фірмовий стиль конференції (символ, слоган, кольору і інше) і визначитися з необхідною продукцією (фірмові блокноти, ручки, запрошення, футболки та інше). Замовити продукцію для заходу в сувенірних компаніях. Також сформувати плановану програму.
  5. Надіслати запрошення потенційних учасників на фірмових бланках електронною поштою або за коштами нестандартного вирішення за допомогою кур’єра / пошти (наприклад, на конференцію з флористики у вигляді квітки з тканини на дизайнерському картоні).
  6. Реєстрація учасників, деталізація програми, допомога в трансфері та підборі місця проживання (у разі такої необхідності). Робота з субпідрядниками з організації фуршету, фотозйомки та інше.
  7. Напередодні заходу перевірити готовність залу — обладнання, сувенірна продукція, організація фуршету та інше.
  8. Під час заходу необхідно координувати роботу субпідрядників: промоутерів, кейтерингові служби, фотографів та інше.
  9. Після конференції надіслати електронною поштою на фірмовому бланку подяку за участь у захід, можна попросити дати відгуки.