Як організовувати захід

Як організовувати захід

Основна мета проведення заходу — надання інформації учасникам або отримання учасниками певного досвіду. Ідеальне захід подібно часовим механізмом — все йде в суворій послідовності, дії організаторів узгоджені і не йдуть вроздріб один з одним. Це — результат планування і підготовки, які тривають, як правило, кілька місяців.

Вам знадобиться

- Штат з мінімум п’яти співробітників
- Бюджет для проведення заходу

Інструкція

  1. У першу чергу, визначте мету і тему заходу. На підставі цього буде побудована вся подальша схема заходи. Мета заходу визначає маркетинговий підхід і цільову аудиторію, якій присвячено захід.
  2. Визначтеся з місцем проведення заходу. Місце повинно залежати як від мети заходу, так і від кількості учасників, а також від можливого варіанту сценарію заходу. Важливо подбати про сервіс гостей. Розгляньте кілька варіантів і виберіть найбільш оптимальний по співвідношенню ціна-якість.
  3. Активно рекламувати захід. Рекламна кампанія повинна стартувати за півтора місяці до початку заходу і завершитися за місяць. Паралельно з нею резонна процедура «холодних дзвінків» на запрошення гостей на захід. Всі операції з формування списків учасників повинні бути завершені максимум за тиждень до події.
  4. Використовуйте допомогу спонсорів або високопоставлених осіб. Це не тільки зміцнить ваші ділові зв’язки, а ще й додасть певний статус вашому заходу. Виділіть час для виступу, бажано на початку події, для цих осіб.
  5. Розподіліть обов’язки між персоналом, бере участі у діяльності координаційної заходи. Всі повинні чітко знати своє коло відповідальності та події, які повинні контролювати. Білих плям бути не повинно, всі повинні мати свої інструкції в надрукованому вигляді і знати їх напам’ять.
  6. За день до семінару необхідний повторний інструктаж персоналу, який здійснює координаційну діяльність на заході. У день події необхідна явка всіх координаторів мінімум за годину до початку заходу.

Корисні поради

Використовуйте форми зворотного зв’язку, які учасники повинні будуть заповнити — це і буде ваш індикатор задоволеності учасників заходу.