Як організувати діловодство на підприємстві

Як організувати діловодство на підприємстві

Правильно організоване діловодство — одна зі складових успішної роботи будь-якого (навіть невеликого) підприємства. Адже від того, як оформляються основні документи (накази, вказівки, листи тощо) залежить перше враження про нього ділових партнерів. Важливо і те, наскільки оперативно проходять потоки вхідної, вихідної та внутрішньої документації.

Інструкція

  1. За документообіг на підприємстві повинен відповідати конкретний працівник. Якщо підприємство не дуже велике — це секретар, секретар-референт. Якщо ж організація включає в себе не один підрозділ (тим більше, якщо вони мають різне територіальне розташування), організовується служба ДОП (документаційне забезпечення управління).

    Саме вони розробляють інструкцію підприємства з діловодства, переробляють її, вносять зміни. При підготовці документа за основу можна взяти «Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади».
  2. Це важливий, відповідальний етап, тому що після затвердження інструкції з діловодства документи на підприємстві повинні відповідати певному стилю:

    - Розташування реквізитів (поздовжнє, кутовий);

    - Фірмовий шрифт;

    - Формат (розмір паперу, відступи).

    Крім зразків бланків підприємства в інструкції повинні знайти відображення такі питання, як організація реєстрації вхідних / вихідних документів; організація контролю за виконанням документів і прийнятих рішень, підготовка і передача документів в архів і пр.
  3. Формування папок, в які підшиваються документи певної тематики, повинно проводитися відповідно до номенклатури справ. Вона розробляється особою, відповідальною за ведення діловодства, на підставі «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням строків зберігання».
  4. У зв’язку з тим, що робота над розробкою номенклатури справ об’ємна, вимагає великих знань, роботу над нею правильніше організувати із залученням представників окремих служб і відділів. Ними складаються переліки справ (також із зазначенням строків зберігання), які формуються в службі або відділі, а служба ДОУ робить зведену номенклатуру справ по підприємству.
  5. Для полегшення роботи з документами все більше число підприємств використовують систему електронного документообігу (СЕД). Підібрати ефективно працюючу СЕД можна для будь-якого підприємства (з кількістю працівників 7 осіб або 2000). Найбільш ефективно за співвідношенням ціна / якість сьогодні працюють такі системи, як «Дело», «ЕВФРАТ-Документообіг».

    Але навіть якщо придбати СЕД вашому підприємству поки не під силу, на допомогу прийдуть стандартні програми Microsoft Office. Використовуючи звичайні засоби Word, Excel, PowerPoint цілком реально організувати оформлення документів відповідно до вимог фірмового стилю, налаштувати електронний документообіг.