Як організувати діловодство

Як організувати діловодство

Діловодство — робота з документами та документаційне забезпечення управління в даній конкретній організації, регламентується ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення «. Організація діловодства полягає в організації реєстрації, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів у поточній діяльності підприємства.

Інструкція

  1. Організовуючи діловодство, визначитеся, чи є у вашого підприємства, організації, територіально віддалені підрозділи або філії, врахуйте цей факт і передбачте механізм взаємодії з цими підрозділами. Система діловодства в них повинна бути ідентичною з головним офісом щоб уникнути проблем при реєстрації та оформлення документів.
  2. Подумайте, яку з існуючих форм діловодства ви будете використовувати: централізовану, змішану чи децентралізовану. Їх вибір визначає структура підприємства (чи є у нього територіально віддалені підрозділи) і технічна оснащеність служби діловодства. Якщо ця служба нечисленна і технічно не забезпечена, то частина її функцій передається підрозділам. У цьому випадку має місце змішане діловодство. У тому випадку, якщо це служба оснащена всіма необхідними кадровими, технічними та програмними засобами, то така форма ведення діловодства буде централізованою.
  3. У кожному структурному підрозділі виділіть спеціальну штатну одиницю, яка буде здійснювати ведення діловодства. Якщо такої можливості немає, то призначте іншого співробітника, який буде поєднувати виконання своїх основних посадових обов’язків з функцією діловода.
  4. Визначте кількість і номенклатуру справ, до яких будуть ставитися всі вступники, вихідні та внутрішні документи. Якщо це документи з вищестоящої (головний) організації, то вони надходять на розгляд керівнику; документи підвідомчих організацій повинні надходити на розгляд заступнику керівника, який курирує роботу з ними. Відповідно, звернення громадян — тому заступнику, на якого покладено обов’язок працювати з населенням.
  5. Виявивши коло кореспондентів, створіть класифікатор, за яким ви зможете відразу визначати, до якої кореспондентської групи відноситься даний документ. Наприклад, для органів державної влади привласніть код 01, для листів вищестоящої організації — код 02, для постачальників — код 03, для замовників — код 04 і т.д. Це допоможе впорядкувати рух документів всередині організації.
  6. Визначте, в якій формі буде вестися документообіг — в журнальній або карткової. Обидві форми реалізовані в спеціальних програмах електронного документообігу. Якщо ви поки не можете придбати таку програму, користуйтеся електронними журналами реєстрації документів, їх можна оформити в Excel.