Підприємства, що організують конференції, бажають досягти різних цілей. Для когось це основний процес бізнесу, хтось себе позиціонує як індустріального лідера, і конференція може закріпити за ним цей статус. Деякі бачать у конференції важливу складову традицію компанії. При цьому, жоден організатор не захоче провалити власну конференцію, а також щоб вона пройшла в атмосфері нудної і зібрала невелику кількість учасників.
Інструкція
- Запишіть бачення конференції та її концепцію на папір. Створіть короткий опис заходу, як запрошення до співпраці.
- Сформуйте організаційний комітет, в якому мають бути відображені такі області: адміністрування (виберіть главу організаційного комітету), програма, реклама, маркетинг, робота з партнерами, організаційні питання, логістика і фінанси, продажу, а також робота з учасниками.
- Підготуйте документ, який наочно покаже до якого часу можна досягти певних результатів. Також цей документ повинен відобразити, по яких напрямках ці результати повинні бути отримані.
- Складіть список бажаних доповідачів та отримайте їх принципову згоду.
- Розробіть статуси для своїх партнерів. Складіть список всіх потенційних партнерів і отримаєте їх принципову згоду.
- Складіть список потенційних учасників і почніть розсилати запрошення.
- Знайдіть приміщення для проведення конференції.
- Проведіть зустріч з особами, які стануть відповідальними за роботу з реєстрацією.
- Складіть прес-реліз (певне інформаційне повідомлення, яке буде містити в собі новина про дану організацію зі згадуванням співучасті експертів, партнерів, місця розташування).
- Підготуйте банери, ролики, інтерв’ю, шаблони для презентації, аудіозаписи для можливості її подальшої викладки в інтернеті на відкритих ресурсах.
- Робіть розсилку один раз на два тижні по зареєстрованим учасникам з відповідною інформацією про те, наскільки програма поповнилася експертами і які відбулися зміни або нові події. Дайте людям можливість простежувати підготовку до заходу, запрошувати в якості партнерів інших зацікавлених людей, просіть поширювати їх інформацію про майбутній захід.
