Як організувати конференцію

Як організувати конференцію

Підприємства, що організують конференції, бажають досягти різних цілей. Для когось це основний процес бізнесу, хтось себе позиціонує як індустріального лідера, і конференція може закріпити за ним цей статус. Деякі бачать у конференції важливу складову традицію компанії. При цьому, жоден організатор не захоче провалити власну конференцію, а також щоб вона пройшла в атмосфері нудної і зібрала невелику кількість учасників.

Інструкція

  1. Запишіть бачення конференції та її концепцію на папір. Створіть короткий опис заходу, як запрошення до співпраці.
  2. Сформуйте організаційний комітет, в якому мають бути відображені такі області: адміністрування (виберіть главу організаційного комітету), програма, реклама, маркетинг, робота з партнерами, організаційні питання, логістика і фінанси, продажу, а також робота з учасниками.
  3. Підготуйте документ, який наочно покаже до якого часу можна досягти певних результатів. Також цей документ повинен відобразити, по яких напрямках ці результати повинні бути отримані.
  4. Складіть список бажаних доповідачів та отримайте їх принципову згоду.
  5. Розробіть статуси для своїх партнерів. Складіть список всіх потенційних партнерів і отримаєте їх принципову згоду.
  6. Складіть список потенційних учасників і почніть розсилати запрошення.
  7. Знайдіть приміщення для проведення конференції.
  8. Проведіть зустріч з особами, які стануть відповідальними за роботу з реєстрацією.
  9. Складіть прес-реліз (певне інформаційне повідомлення, яке буде містити в собі новина про дану організацію зі згадуванням співучасті експертів, партнерів, місця розташування).
  10. Підготуйте банери, ролики, інтерв’ю, шаблони для презентації, аудіозаписи для можливості її подальшої викладки в інтернеті на відкритих ресурсах.
  11. Робіть розсилку один раз на два тижні по зареєстрованим учасникам з відповідною інформацією про те, наскільки програма поповнилася експертами і які відбулися зміни або нові події. Дайте людям можливість простежувати підготовку до заходу, запрошувати в якості партнерів інших зацікавлених людей, просіть поширювати їх інформацію про майбутній захід.