Як організувати нараду

Як організувати нараду

Нарада — традиційний атрибут будь-якого управлінського процесу. Значимість, характер, технічний рівень, тривалість цієї ділової зустрічі можуть бути різними залежно від конкретних цілей та умов проведення. У той же час у цього заходу є дві головні відмінні риси: на нараді обговорюється та чи інша проблема чи завдання, а підсумком має стати певне рішення. Результативне нарада вимагає чіткої організації.

Інструкція

  1. Перед скликанням наради і запрошенням на нього певного складу учасників сформулюйте мету робочої зустрічі. Уточніть для себе: яким рішенням воно має завершитися. Підсумком може бути затвердження плану роботи на певний період, розробка проекту актуального наказу, складання мережного графіка і т.д.
  2. Якщо на нараді буде вирішуватися якась проблема, мета ділового зборів вимагатиме відповіді на питання: чому, навіщо і як. Є непорушне правило: перш ніж домовлятися, треба домовитися, про що піде мова. Може трапитися так, що авторитетні учасники наради виявляться при думці, що оголошеної проблеми не існує. Особливі наради — з генерування (виробітку) ідей. Вони можуть проходити у вигляді так званого «мозкового штурму». Обстановка для такої процедури потрібна нестандартна, творча.
  3. Важливий етап підготовки наради — формулювання порядку денного. Нарада може виявитися марним і непродуктивним, якщо його інформаційна та проблемна складові не будуть працювати. Тому чітко продумуйте постановку теми розмови. Порівняйте: «Питання про зростання продажів продукту А в роздрібній мережі» та «Узгодження дій по збільшенню продажів продукту А в роздрібній мережі». У першому випадку обговорення може перетворитися на банальні звіти, у другому — до рішення наболілих проблем.
  4. Важливе значення має місце проведення наради. Є вірне психологічне спостереження: якщо обговорення проводиться в кабінеті керівника, його погляд на вирішення тієї чи іншої проблеми може свідомо опинитися домінуючим і кращим. Оптимальним варіантом може стати будь-яке інше приміщення (конференц-зал, простора кімната). Пам’ятайте: зона комфортного спілкування — відстань близько метра. По можливості, враховуйте це при розстановці стільців. Гарні для нарад круглі або овальні столи. Виїзна нарада може бути ще більш доречним в конкретних ситуаціях, але це дуже витратний варіант.
  5. Вдумливо плануйте час наради. Нераціонально призначати його перед обідньою перервою або наприкінці робочого дня Ранкові години переважно. Якщо нарада планується тривалим, організуйте перерви або кава-паузи (щогодини — по 5-10 хвилин). Якщо вам потрібно провести інформаційне нарада-оперативку, можливий варіант без класичного засідання, тобто без стільців.
  6. Дисциплінує співробітників організації і стає частиною корпоративної культури чіткий графік проведення нарад: рекомендується проводити їх в постійний день тижня і в певний час (наприклад, в п’ятницю вранці).
  7. Серйозні наради часто вимагають наочності: демонстрації таблиць, схем, показу відеоматеріалів. Бажано мати для цих потреб маркерну дошку, фліп-чарт, екран.

Зверніть увагу

Хід наради не повинні порушувати прикрі дрібниці (брак ручок, паперу в учасників). Заздалегідь поставте воду, склянки, при необхідності розкладіть листи з порядком денним.

Корисні поради

Все частіше на підприємствах впроваджуються стандарти підготовки, проведення та контролю за результатами нарад. У них регламентуються питання:

- Хто і як ініціює проведення зборів, хто і як їх готує;

- Хто веде зустрічі (залежно від формату);

- Як формулюються рішення і як вони вносяться в систему контролю;

- Хто і як контролює виконання прийнятих на нараді рішень.