Як організувати наукову конференцію

Як організувати наукову конференцію

Якщо ваша організація є або призначена відповідальною за проведення наукової конференції, це не тільки почесна функція, але й велика організаційна робота, в якій необхідно врахувати всі дрібниці.

Інструкція

  1. Створіть організаційний комітет конференції, склад якої визначте за наказом. Призначте голови, який буде здійснювати керівництво та координувати дії членів комітету. Визначте терміни проведення конференції та терміни діяльності створеного комітету. У наказі відобразіть, яким чином буде здійснювати оплата праці співробітників, які є його членами. Розішліть оголошення про проведення конференції та у додатку вкажіть вимоги до доповідей, обсягам тез доповідей та термін їх надання.
  2. Визначтеся з джерелами фінансування, це може бути цільове фінансування з бюджету, залучення спонсорської допомоги та грошові кошти самих учасників конференції.
  3. Розішліть запрошення всім потенційним учасникам конференції і намічену програму проведення. Визначтеся з кількістю учасників і доповідачів, які бажають поділитися своїми науковими розробками і результатами досліджень з колегами. Запитайте учасників, чи потрібно забронювати місця в готелях та замовте бронь.
  4. Домовтеся з друкарнею про оприлюднення тез доповідей окремою брошурою і, при необхідності, замовте програму заходу, що проводиться, щоб роздати її учасникам, бейджики з їхніми прізвищами, ініціалами та назвою організації.
  5. Відповідно до кількості учасників, визначте, який місткості зал вам буде потрібно, і орендуйте спеціальне приміщення, обладнане для проведення заходів подібного роду. Продумайте, яким устаткуванням його треба буде оснастити додатково, перевірте наявність необхідної кількості комп’ютерних розеток, проекційних екранів і пр. Продумайте роботу буфету, в якому учасники засідань зможуть випити чашку кави і перекусити в перервах.
  6. Продумайте програму конференції, при необхідності розбийте її на секції. Передбачте, де можна буде провести засідання таких секцій. Врахуйте в програмі виступи гостей конференції, організаторів і учасників. Замовте канцелярське приладдя для учасників конференції — бейджики, блокноти і ручки є стандартним набором.
  7. Сформуйте пакети документів, рекламних матеріалів і канцелярського приладдя, які будуть вручатися учасникам конференції разом з бейджиками.