Як організувати прес-конференцію

Як організувати прес-конференцію

Прес-конференції — це важливий компонент PR-діяльності будь-якої компанії. Завдяки їм ЗМІ та зацікавлена ​​громадськість можуть отримати актуальну інформацію буквально з перших рук від офіційних представників тієї чи іншої організації, а керівництво компаній викласти свою позицію з найбільш значущим для них питань. Але для того щоб прес-конференція принесла справді хороші результати, вона повинна бути правильно організована.

Інструкція

  1. Якщо вам доручено організувати і провести прес-конференцію, в першу чергу, визначте, якої мети ви хочете досягти: розповісти про будь-який успіх вашої компанії, привернути увагу громадськості до якоїсь проблеми, представити у виграшному світлі якусь публічну персону і т. п. Потім виберіть місце і час проведення прес-конференції. Майте на увазі, що подібні заходи краще всього проводити в середині робочого тижня (вівторок-середа-четвер) у першій або другій половині дня, але не пізніше 16 годин.
  2. Місце для проведення прес-конференції вибирайте, виходячи з організаційних можливостей вашої компанії і кількості планованих запрошених осіб. Зверніть увагу, що для представників преси необхідна достатня кількість посадкових місць. Заздалегідь подбайте про наявність в залі мікрофонів, проекційних екранів (при необхідності) і вільного простору для установки телекамер.
  3. Складіть список ЗМІ та організацій, чиїх представників ви хотіли б бачити на своєму заході. Підготуйте і розішліть прес-релізи та запрошення не менш ніж за два тижні до призначеного події. Бажано після розсилання запрошень особисто обдзвонити адресатів і дізнатися про їх рішення присутніми або не бути присутнім на прес-конференції. Таким чином, ви не тільки уточніть кількість майбутніх гостей, але й додатково нагадайте про ваш заході, якщо люди забули про нього або не отримали вашого прес-релізу.
  4. Підготуйте необхідні презентаційні матеріали для всіх майбутніх учасників прес-конференції. У комплект учасника зазвичай включають примірник прес-релізу, перелік виступаючих на прес-конференції офіційних осіб із зазначенням повних імен і посад, порядок денний (порядок і теми виступів), рекламні та промо-матеріали. Значно краще виглядає, якщо всі презентаційні матеріали для кожного учасника оформлені у вигляді єдиного комплекту у фірмовій папці з логотипом організації.
  5. Якщо ви плануєте введення акредитації для учасників, заздалегідь проінформуйте їх про це і повідомте, які дані вам потрібні для неї (ПІБ, посада, паспортні дані тощо). Заздалегідь підготуйте іменні бейджики для всіх учасників і розставляємо на столах картки із зазначенням ПІБ та посади для виступаючих осіб. Якщо прес-конференція планується на досить тривалий час, подбайте про комфортні умови для її учасників: буфеті з напоями та легкими закусками, курильної і туалетної кімнатах, призначте час для перерв на відпочинок.
  6. Після проведення прес-конференції обов’язково зв’яжіться з редакціями присутніх ЗМІ і поцікавтеся зробленими за її підсумками матеріалами. Попросіть надати вам екземпляри публікацій, якщо це не було обумовлено раніше.