Як організувати прийом

Як організувати прийом

Офіційний прийом — один із самих популярних форматів ділових зустрічей у представницькій практиці фірм. Грамотно організований прийом гостей — прекрасна можливість встановити нові і розширити старі ділові зв’язки з партнерами, отримати важливу для компанії інформацію, зміцнити свою репутацію, додати нових «фарб» до іміджу.

Інструкція

  1. Приводи для прийомів можуть бути самими різними: святкові дати, річниці знаменних подій, візит почесного гостя (або його проводи), приїзд (або від’їзд) делегації фірми-партнера, відкриття виставки, підписання «доленосної» договору або угоди, інформаційний привід, що вимагає підтримки контактів з представниками преси. Це може бути і просто регулярний захід організації — без зв’язку з якоюсь подією.
  2. План підготовки прийому включає:

    • вибір форми (види) прийому,

    • складання списку гостей,

    • розсилка запрошень,

    • планування розсадки за столами, сервірування столу, складання меню (у разі організації «трапез» — сніданку, обіду, вечері).

    Підготовка змістовної складової — це насамперед: планування теми для обміну думками та вміле «вибудовування» виступів-коментарів активістів зустрічі, які по ходу прийому координує ведучий (ведучі). Їх мета — зробити захід продуктивним, цікавим для всіх запрошених.
  3. Прийоми прийнято поділяти на:

    • денні та вечірні;

    • з розсадженням (тобто із заздалегідь закріпленими за гостями місцями) і розсаджування;

    • офіційні (формальні) і неофіційні (неформальні).
  4. Денні прийоми — нетривалі зустрічі в дообеденное час. За такими прийомами стійко закріпилися назви: «келих шампанського», «келих вина», «сніданок».

    Перші два формати — найпростіші. Місця за столами не плануються (напої, закуски пропонуються офіціантами стоїть гостям — як правило, з 12.00 до 13.00 годин).

    «Сніданок» триває від півтора годин до двох (зазвичай в проміжку з 12.00 до 15.00). Форма одягу — повсякденна (якщо інше не обумовлено в запрошеннях).
  5. Вечірні прийоми — більш урочисті. Це «чай», «коктейль», «фуршет», «обід», «обід-буфет», «чай», «вечерю».

    «Чай» — прийом між 16.00 і 18.00 годинами. Це традиційно жіноче зустріч тривалістю 1-1,5 години. До столу подаються кондитерські і булочні вироби, фрукти, соки, води, десертні та сухі вина (закуски — рідко).

    «Коктейль» і «фуршет» (проводяться стоячи) — зустріч в проміжку з 17.00 до 20.00 годин. Триває 2 години. У меню — холодні закуски, кондитерські вироби, фрукти (іноді — гарячі закуски). Спиртне виставляється на столиках або розноситься в келихах офіціантами. Форма одягу — за вказівкою у запрошеннях: або повсякденний костюм, або смокінг.

    «Обід» організовується з 20.00 до 21.00 години, триває 2-2,5 години. Його страви: холодні закуски, суп, гаряче (м’ясне та рибне), десерт, спиртні напої (до кожної страви — свої). Після обіду (тривалістю годину) гості запрошуються до вітальні, де їм подаються чай або каву.

    «Вечеря» — саме пізній пріем.Начало — о 21.00 або пізніше. Його меню аналогічно обіднього. Як і форма одягу — темний костюм, смокінг або фрак для чоловіків і вечірню сукню для жінок.

    «Обід-буфет» — менш офіційний прийом (організовується зазвичай після кіносеансу чи концерту). Столи з закусками накриваються як на фуршеті. Висаджування за столиками на 4-6 чоловік — вільна.
  6. Організовуючи прийом, продумуйте все до дрібниць. Подбайте про відповідність розмірів приміщення кількістю гостей. Що стосується меню, то воно повинно враховувати смаки, національні та релігійні традиції запрошених (подбайте, за обставинами, про приготування і пісних, і вегетаріанських страв).

Зверніть увагу

Коли ви плануєте дату прийому, враховуйте обмеження: даний захід не проводиться у святкові дні, у ряді країн — у релігійні свята. Не призначаються прийоми (і скасовуються раніше призначені) в дні національної жалоби з нагоди трагічних подій.

Корисні поради

Різновиди прийомів: літературні та музичні вечори, перегляди кінофільмів, зустрічі для гри в шахи, теніс, гольф та інші спортивні ігри. В ході таких заходів гостям пропонуються легкі частування.