Як організувати робочий час

Як організувати робочий час

Ідеальне розклад робочого дня — це час, який влаштовано так, що людина встигає зробити все, що задумав. Секретів успішного тайм-менеджменту не так багато, і, в першу чергу, все залежить від того, хто зважився перекроїти свій розклад на користь досягнення результату.

Вам знадобиться

Щоденник, Планнинг і ручка

Інструкція

  1. З чого ж почати? У перший раз візьміть проміжок часу в майбутньому, на який будете складати розклад. Оптимальний варіант — робочий тиждень, 5 днів. Спочатку на чернетці накидайте список основних завдань, які необхідно виконати, або хоча б почати робити поетапно.
  2. Крім основних справ, на роботі у кожного знайдуться справи, які повторюються з певною періодичністю: наприклад, перевірка пошти і відповіді на електронні листи, занесення документів на підпис і в бухгалтерію і т.д. Випишіть і їх — окремо. Напевно ви вже знаєте, скільки часу займає виконання цих завдань, і в які дні вони будуть повторюватися.
  3. Відкрийте щоденник. Як, ви ще його не завели? Успішний тайм-менеджмент неможливий без розлініяної листочка паперу, де порожні рядки розписані по годинах. Це дуже зручно і практично, тому обов’язково заведіть собі щоденник або Планнинг. Планнинг дають можливість оглядати всю тиждень на єдиному аркуші — вони більш вузькі, довгі й горизонтальні. Правда, їх великий недолік — мала кількість місця для записів.
  4. Внесіть до розкладу циклічні завдання. У них точно є свої дні і час, а що залишилися проміжки — це те, що потрібно заповнити.
  5. Внесіть до розкладу обід і перекури (якщо такі є в Компанії). Тепер буде легше вчасно відірватися і піти поїсти, не забуваючи про це.
  6. У вас призначені зустрічі? Всі учасники попереджені? Можна сміливо вносити збори до розкладу, не забувши про дорогу, якщо зустріч відбудеться не в офісі. Як правило, з дорогою це займає не менше 2-3 годин.
  7. Подивіться, швидше за все, приблизно половина часу у вас вже зайнята. На жаль, дійсно, рутина і обіди займають стільки нашого робочого часу. Залишилось розподілити інші важливі завдання.
  8. Більш довгі і складні завдання ставте на ранок, не варто ставити їх під кінець робочого дня, адже за день може набігти деяку кількість термінових дрібних справ, і завдання не буде виконано, або доведеться залишатися на роботі довше звичайного. Завдання простіше можна ставити або вранці, коли ви ще прокидаєтеся, або в невеликі проміжки, коли почати щось серйозне буде безглуздим на увазі обмеженості відрізка.

Корисні поради

На ті завдання, які будуть виконуватися вперше, часу краще задати більше. Нехай буде економія, зате наступного разу стане зрозуміло, скільки це займає в дійсності.