Як організувати роботу в офісі

Як організувати роботу в офісі

Від того, як організована робота в офісі, залежить продуктивність праці його співробітників, які проводять в ньому не менше 8 годин щодня. Організація офісу, це цілий комплекс питань від вибору необхідних меблів до інформаційної безпеки, які необхідно вирішити, щоб забезпечити нормальну роботу всіх його співробітників і компанії, якій він належить.

Інструкція

  1. Сучасні офіси організуються за принципом «відкритого простору», коли всі співробітники розташовуються в одному просторому і світлому робочому приміщенні, розділеному на функціональні зони. Радимо запросити фахівця, який допоможе оформити офісне приміщення, визначить, де і як будуть розташовані функціональні зони, їх види. Він же зможе організувати і найкращим чином розмістити робочі місця керівника і співробітників офісу відповідно до санітарно-гігієнічними нормами. Разом з ним ви зможете підібрати необхідні меблі і обставити нею не тільки робочі місця, але і зону для відпочинку, місце для зустрічей з клієнтами та партнерами.
  2. Продумайте питання проведення ремонтних і профілактичних робіт в офісі. Вони потрібні для комп’ютерів і оргтехніки. Виберіть обслуговують сервісні організації, з якими ви будете співпрацювати з цього питання або організуйте власне підрозділ вашої компанії, чиїм завданням буде вирішення цього питання своїми силами. Якщо видаткові матеріали і канцелярське приладдя вам буде необхідно купувати у великій кількості, то визначитеся з постачальниками і знижками, які вони вам будуть надавати.
  3. Продумайте способи забезпечення керівників і співробітників автотранспортом, систему планування поїздок і можливість оптимізації використання службового парку автомашин. Обговоріть з керівництвом питання технічного обслуговування та страхування автотранспорту, що належить компанії або взятого нею в оренду.
  4. Вирішіть питання з охороною офісу та організацією системи безпеки. Важливим є питання і техніки безпеки, включаючи пожежну безпеку і способи евакуації людей в екстрених випадках.
  5. З відповідальними фахівцями та керівництвом компанії вирішите питання інформаційної безпеки, управління внутрішніми інформаційними потоками, розмежування доступу та забезпечення збереження службових та комерційних таємниць.
  6. Продумайте питання діловодства — чи буде ним займатися окрема людина або підрозділ, або ці обов’язки будуть покладені додатково на співробітників інших підрозділів. При необхідності, створіть систему внутрішньої і зовнішньої кур’єрського зв’язку і організуйте роботу кур’єрів.
  7. Організуйте корпоративне харчування — власну їдальню або кафе, використання пунктів громадського харчування сторонніх організацій, кейтеринг.