Одним з основних відділів, через який, в ідеальному варіанті, повинна проходити вся робоча документація і ділова переписка на підприємстві, є юридичний. Від правильної організації його роботи може залежати успішна діяльність всього підприємства, при цьому зовсім неважливо, в якій галузі він працює. Грамотно організована робота юридичного відділу — запорука спокійної та стабільної роботи всіх служб.
Інструкція
- Основним завданням при створенні юридичної служби є створення правильно побудованої і налагодженої системи договірної роботи, розробка типових форм договорів відповідно до особливостей роботи підприємства, його партнерів, постачальників і споживачів продукції, бізнес-методів, що використовуються на самому підприємстві. Обов’язковою умовою при створенні, зміні та внесення доповнень до статутних документів, колективний і трудові договори також є участь юридичної служби.
- Крім того, до завдань відділу повинно входити розробка і постановка системи документообігу, навчання персоналу компанії основам юридичної грамотності в межах виконання ними своїх посадових обов’язків, розробка посадових інструкцій та своєчасне оновлення їх.
- Оскільки всі зовнішні зносини з постачальниками і споживачами продукції підприємства здійснюються через систему договорів, то необхідно сконцентрувати їх складання та оформлення саме в юридичному відділі. Це дозволить у повній мірі здійснювати захист інтересів і прав всього підприємства, компанії.
- Організовуючи діяльність юридичного відділу, необхідно попередньо вивчити та проаналізувати специфіку бізнес-процесів і методів підприємства з урахуванням минулих спірних моментів, проблем, судових розглядів, претензійного листування.
- Починаючи розробку проектів договорів та звітної документації, продумайте і розподіліть рольову відповідальність і методи контролю її дотримання. Визначте компетенції керівника та його заступників, бухгалтерії, відділу кадрів, секретаріату, комерційної дирекції, виконавчого персоналу, кожного структурного підрозділу.
- Проведіть аудит впровадженої системи договірної роботи та діловодства. Перевірте коректність їх функціонування, взаємодію всіх підсистем, виявите існуючі проблеми і усуньте їх.
- Такий підхід дозволить зміцнити становище компанії на ринку і підвищити її конкурентоспроможність, сприятиме збільшенню її авторитету, поваги конкурентів, але найголовніше — убезпечить її роботу і дозволить уникнути матеріальних і часових витрат на судові позови.