Як отримати відшкодування витрат, зроблених у відрядженні


 

Багато великих компаній для вирішення певних питань відправляють фахівців, що працюють в них, у відрядження в інше місто або іншу країну. Організації зобов’язані відшкодовувати своїм співробітникам витрати, зроблені під час поїздки, за рахунок фінансів фірми. Відрядженим працівникам необхідно своєчасно подати документи, які є підтвердженням витрат і додатком до авансового звіту.



Вам знадобиться

— документи працівника;
- Документи організації;
- Калькулятор;
- Локальний акт про розмір витрат у відрядженні;
- Бланк авансового звіту;
- Документи, що підтверджують витрати під час відрядження;
- Оформлені документи у відрядження.

Інструкція

  1. Коли працівник виїжджає у відрядження, роботодавець повинен оформити всі документи належним чином. До цих документів слід відносити наказ на відрядження, службове завдання, посвідчення про відрядження.
  2. Після повернення з відрядження співробітнику потрібно заповнити звіт про відрядження, який заповнюється в бланку службового завдання, виданого їм при відправленні. Працівникові в звіті потрібно відобразити виконання мети відрядження, заради якої його фірма і направляла. У звіті має бути вказаний перелік документації, яка передавалася спеціалісту з метою укладення контрактів і підписання з боку партнерів (якщо це входило в причину відправлення у відрядження).
  3. Протягом трьох днів після повернення з поїздки відряджений працівник повинен заповнити авансовий звіт по формі АТ-1. У ньому йому необхідно розрахувати загальну суму витрат, проведених у відрядженні. В їх число входять добові, розмір яких контролює організація локальними актами або колективними договорами, оплата за проїзд, проживання та інші витрати, погоджені з роботодавцем.
  4. Усі витрати повинні бути підтверджені документально, крім добових. Перелік документів необхідно прописати на другому аркуші авансового звіту (із зазначенням їх найменування та сум).
        
  5. Як правило, перед тим як співробітнику виїхати у відрядження, в бухгалтерії йому видаються підзвітні кошти. Якщо працівник витратив таку ж суму, відбив її в звіті, підтвердив документально, то перерахунок не робиться. Якщо співробітнику необхідно було продовжити відрядження або йому потрібно було знаходитися в іншому місті у вихідний день і виконувати трудову функцію, то перерахунок ведеться бухгалтером з урахуванням всіх нюансів. В цьому випадку фахівцеві виплачується різниця між виданої і витраченої сумами. Коли працівникові видалася велика сума, ніж він витратив за час відрядження, то залишок він повинен повернути до каси організації.
  6. Слід враховувати, що сума авансового звіту затверджується керівником підприємства. Після цього проводиться нобхідно перерахунок.