Як оволодіти мистецтвом ділового листа

Як оволодіти мистецтвом ділового листа

У кожній сфері життя є певні правила. На інавгурації президента людина в светрі буде виглядати недоречно, на званому обіді необхідно користуватися всіма столовими приладами, а не тільки виделкою і ложкою. Навіть написання ділового листа має відповідати певним стандартам, щоб воно не викликало здивування у вашого адресата.

Вам знадобиться

комп’ютер

Інструкція

  1. Пишіть листи на спеціальних фірмових бланках. Верхній колонтитул повинен містити інформацію про вашу організацію (назва, телефон, e-mail, поштова адреса). В цьому випадку адресат зможе зв’язатися з вами швидко.

    Залишайте поля. Відступ зліва повинен бути 3 см, відступ справа — 1,5 см.

    Користуйтеся одним і тим же розміром шрифту протягом усього листа (оптимальний варіант Times New Roman кегль 12).

    Пронумеруйте листи, якщо обсяг листа більше двох сторінок. Нумерація проводиться в правих нижніх кутах.

  2. Оформіть шапку наступним чином. У правому верхньому куті вказуються посада та прізвище, ім’я, по батькові адресата. Тут же вказується тема листа. Звернення оформляється трохи нижче по центру («Шановний пане» або «Шановна пані»).
  3. Визначте суть листа у вступі. Рекомендується використовувати традиційні форми («Прошу Вас …», «Доводжу до Вашого відома …», «Наше підприємство пропонує …»).

    Розкрийте зміст прохання або пропозиції в основній частині. Тут важлива конкретика — цифри, факти, статистика.

    Підбийте підсумки в ув’язненні. Наприклад: «Враховуючи вищевикладене, прошу Вас …». Необхідно максимально чітко сформулювати свою пропозицію.

  4. Пронумеруйте і перерахуйте документи, якщо вони додаються до листа.
  5. Складіть підпис з двох частин. Перша частина: «З повагою» або «Щиро Ваш». Другий варіант допустимий тільки при особистому знайомстві з адресатом.

    Друга частина — ваші ПІБ та посада.

  6. Перевірте лист. Воно повинно бути зрозумілим, логічним; орфографічні та пунктуаційні помилки виключені.

Корисні поради

В діловому листі всі похідні займенника «ви» рекомендується писати з великої літери.

У великих організаціях на ділові листи також ставлять дату і номер вихідної документації. Завдяки цьому легше відстежити шлях письма.