Як ознайомити працівників з наказом

Як ознайомити працівників з наказом

На підприємстві щодня видається велика кількість наказів. Часто виникає необхідність ознайомити з ними причетних працівників. Приміром, накази з особового складу оформляються на бланках уніфікованих форм, які мають рядок «Ознайомлений». Ігнорування цієї вимоги може призвести до небажаних наслідків, аж до судового розгляду та скасування виданого наказу.

Інструкція

  1. Вирішіть, хто на підприємстві відповідає за ознайомлення. Найчастіше — це працівник відділу управління персоналом та секретар або діловод. Перший знайомить працівників з наказами по особовому складу. Це і накази про прийом, переведення, переміщення, відпустці, заохочення та стягнення і т.д. Зробити це необхідно протягом 3-х робочих днів. Запис про ознайомлення робиться нижче підпису керівника: ставиться особистий підпис працівника, дата ознайомлення.
  2. Секретар знайомить працівників з наказами з основної діяльності підприємства. Так, наприклад, необхідно ознайомити причетних працівників з наказами про створення всіляких комісій, про проведення перевірок, про введення нових положень і пр. Якщо ознайомленню підлягає велика кількість осіб, допускається оформляти його на окремому аркуші — додатку до наказу. На ньому обов’язково повинно бути зазначено, що це «Лист ознайомлення з наказом від 17.06.2009г № 196». В іншому вимоги ті ж — підпис ознайомленого працівника і дата ознайомлення.
  3. Виникають ситуації, коли виконати дану вимогу буває складно. Приміром, якщо працівники працюють і проживають в значному віддаленні від адміністрації підприємства, або ж працівник відмовляється від ознайомлення з наказом, його неможливо знайти для ознайомлення і пр. Отже, як вийти з положення, якщо структурний підрозділ розташований в іншій місцевості? У цьому випадку виникає необхідність дистанційних методів передачі інформації. Це може бути і електронна пошта, і факс, і відомча експедиція. Безпосередня обов’язок щодо ознайомлення з наказами в цьому випадку лягає на плечі керівників віддалених структурних підрозділів.
  4. У тому ж випадку, коли працівник відмовляється від ознайомлення, складається акт відмови від підпису в наказі. При цьому потрібно дотримати дві обов’язкові умови: свою відмову працівник повинен висловити визначено і в присутності кількох людей; акт підписується не менш як трьома свідками. У наказі робиться відповідний запис.
  5. Самий складний випадок виникає тоді, коли працівник не виходить на роботу, не відгукується на телефонні дзвінки і відсутній за місцем проживання. Роботодавець повинен використовувати всі можливості розшукати працівника і негайно відправити йому листа з повідомленням.

Зверніть увагу

Якщо працівник не з’явився для ознайомлення з наказом, це не трактується як відмова і не може оформлятися актом.

Джерела