Як передати документи в архів

Як передати документи в архів

Передача будь-яких документів до архіву регулюється Федеральним законом № 125-Ф3 «Про архівну справу в РФ». Документи необхідно підготувати, описати, підшити та пронумерувати. Зробити це потрібно протягом 12 місяців з дня закриття справи.

Вам знадобиться

- Папка;
- Швидкозшивач;
- Простий олівець;
- Документальна опис;
- Передавальна опис.

Інструкція

  1. Щоб зробити передачу документів до архіву, розкладіть їх по порядку. Порядок розкладки повинен бути в хронологічній послідовності. Наприклад, якщо ви передаєте кримінальну справу, то першою сторінкою буде копія постанови суду, другий — попереднє рішення і наступними — розслідування справи, починаючи з його завершення. Якщо ви передаєте до архіву документи з відділу кадрів, то перший лист — заяву на звільнення, другий наказ про звільнення, третій — всі документи по порядку по датам з кінця.
  2. Усі аркуші пронумеруйте, починаючи з цифри один по порядку розкладки. Нумерацію робіть простим олівцем, але чітко. Проведіть опис документів, наприкінці напишіть, скільки вийшли номерів, сторінок, поставте свій підпис, дату складання опису, печатка організації, підпис керівника.
  3. Всі листи скріпіть швидкозшивачем, зверху прикріпіть опис. На папці поставте літерний код на прізвище громадянина, за яким ви передаєте справу і рік передачі документів до архіву. Рік повинен стояти той же, в якому завершилося дану справу.
  4. Робіть по кожній справі окрему папку або складіть всі справи за один рік в одну велику папку та зробіть загальну напис за кодом і буквеному коду, тобто в одну папку можна скласти лише справи тих громадян, прізвище яких починається на одну і ту ж літеру. Але якщо ви комплектуете ряд документів в одну велику папку, то кількість загальних аркушів повинна бути не більше 250.
  5. Перед тим, як передати справи в архів, складіть передатну опис. Перша графа опису призначена для внесення порядкових номерів усіх справ, друга для індексів за номенклатурою. У третю графу внесіть найменування всіх заголовків, у четверту — дату передачі, у п’яту — кількість аркушів, у шосту — встановлені терміни зберігання справи в архіві, в сьому графі внесіть всі додатки і примітки. Найчастіше сьома графа заповнюється, якщо в документах з якихось причин бракує листів або якщо ви відразу неправильно внесли їх у документальну опис і зробили зміни.