Як перевести Excel у Word

Як перевести Excel у Word

Додаток MS Excel є дуже зручним засобом виконання розрахунків і преставлення табличних даних. Однак, при підготовці звітної документації часто потрібно представити табличну інформацію у форматі Word. При цьому іноді необхідно перевести не тільки безпосередній зміст інформації, але і форматування документів.

Вам знадобиться

Програми MS Word, MS Excel, комп’ютер.

Інструкція

  1. Щоб перевести інформацію з файлу, збереженого у форматі Excel у Word, відкрийте табличний файл, виділіть в ньому потрібні клітини, натисніть праву кнопку миші і виберіть пункт «Копировать». Потім, запустіть програму MS Word, створіть порожній документ (як правило, створюється автоматично) і вставте в нього скопійований з Excel фрагмент. При цьому, у створеному документі з’явиться необхідне для подання таблиці кількість шпальт, а кожен рядок з таблиці Excel буде представлена ​​окремим рядком в документі.

    Даний спосіб є простим, проте, при його використанні втрачається форматування вихідного документа. Крім того, подальше редагування такий, створеної в Word псевдотабліци буде дуже важко.
  2. Щоб таблиця, підготовлена ​​в Excel, виглядала в Word майже також, вставте скопійовану інформацію в підготовлену заздалегідь таблицю. Для цього порахуйте скільки стовпців і рядків має вихідна таблиця. Потім виберіть у Word пункт меню «Таблиця» і «Вставити». Вкажіть у віконці число стовпців і рядків і натисніть підтвердження. Всі інші (косметичні) налаштування можна буде провести пізніше.

    Тепер, як і в першому випадку, скопіюйте потрібну частину таблиці. Потім, мишкою виділіть всю таблицю, створену в Word, натисніть праву кнопку миші і оберіть «Вставити». Всі дані з вихідної таблиці акуратно розподіляться по порожніх клітин таблиці Word. Використовуючи засоби форматування Word, підправте некоректно розміщені ділянки таблиці.

    Даний метод є оптимальним для підготовки звітної документації, однак не дозволяє зберегти формули, що ускладнить подальший перерахунок даних.
  3. Щоб скопіювати таблицю з Excel разом з формулами й оформленням, скористайтесь не простий, а «спеціальної» вставкою. Для цього також скопіюйте необхідний фрагмент таблиці, виберіть у меню Word пункти «Правка» — «Спеціальна вставка». Потім виберіть у вікні рядок «Лист Microsoft Excel (об’єкт)».

    Зверніть увагу на положення точки в рядках «Вставити» і «Зв’язати». Для підготовки стандартної документації залиште цей покажчик в рядку «Вставити».

    Якщо ж вам необхідно, щоб інформація в документі Word автоматично змінювалася в залежності від даних у таблиці Excel, то виберіть пункт «Зв’язати». Однак, при цьому необхідно забезпечити Word файлу постійний доступ до файлу в форматі Excel.