Як підписати діловий лист

Як підписати діловий лист

Етикет ділового спілкування передбачає правильне складання письмової кореспонденції. І якщо шаблони і шапки ділових листів оформляються досить стандартно, то підписами у кореспонденції приділяється недостатньо уваги. Щоб адресат правильно розшифрував ваше послання, діловий лист мало юридичну силу, необхідно коректно і правильно представити посадова особа в кінці ділового листа.

Інструкція

  1. Офіційні листи слід друкувати на спеціальному бланку, що відповідає стандарту. Вгорі аркуша паперу повинні бути присутніми постійні елементи: шапка листа (повна і скорочена назва фірми-відправника, її поштова та юридична адреса, номер телефону та факсу, сайт), далі йде основний текст, внизу — підпис відповідальної особи.
  2. Поле для підпису розташовується в лівому нижньому кутку безпосередньо під текстом ділового листа. Перед рядком для підпису вкажіть назву посади особи, що підписує лист, і розшифровку ПІБ. З огляду на те, що ділові листи завжди оформляються на бланках установ, саме найменування організації в підписі не вказуйте.

    Наприклад:

    Генеральний директор телерадіокомпанії, підпис … А.П. Сидоров ».
  3. Іноді під діловими листами потрібно поставити дві і більше підписи, у разі якщо потрібно підтвердити дійсність першого підпису або в особливо важливих документах (листи з фінансово-кредитних питань повинні засвідчуватися та підписом головного бухгалтера підприємства). Розташуйте підпису строго одну під одною в тій послідовності, яка відповідає старшинством посади — від більшої до меншої, наприклад:

    Директор департаменту, підпис … П.В. Тропар

    Головний бухгалтер, підпис … Т.С. Собанко.
  4. Якщо лист повинні підписувати кілька осіб, які займають однакові / рівні посади, розташуйте їх підписи на одному рівні, наприклад:

    Начальник фінансового відділу, підпис … П.О. Іванов, Начальник відділу кадрів, підпис … К.О. Петров.
  5. Якщо на момент підписання ділового листа посадова особа, для підпису якого заготовлено місце на проекті бланка, відсутня, документ має право підписати особа, яка виконує його обов’язки, або заступник. Вкажіть фактичну посаду особи, чий підпис стоятиме в листі («в.о.» або «зам.») І його прізвище. Не можна підписувати ділові листи, використовуючи прийменник «за» чи косу риску перед зазначенням посади.
  6. Усі примірники ділових листів, як відсилаються, так і залишаються для підшивки у справи організацій, повинні мати справжні підписи зазначених посадових осіб. Оригінальна підпис на документі (а діловий лист — це юридичний документ) є головним способом посвідчення його. Якщо на офіційному листі немає жодного підпису, воно не має юридичної сили.