Як підшивати бухгалтерські документи

Як підшивати бухгалтерські документи

Питання зберігання документів належить до регламенту документообігу, який розробляє організація та затверджує в своїй обліковій політиці. Кожен головний бухгалтер організації сам вирішує, як зберігати документи. Це залежить і від розміру підприємства, і від видів діяльності, і від способу організації бухгалтерського обліку. Існує кілька форм ведення бухгалтерського обліку: журнально-ордерна; меморіально-ордерна; спрощена форма для малих підприємств.

Вам знадобиться

- Папки-швидкозшивачі,
- Папки-реєстратори,
- Первинні документи.

Інструкція

  1. Журнально-ордерна система ведення бухгалтерського обліку є найпоширенішою. Вона, як правило, використовується в програмах автоматизації бухгалтерського обліку. На кожен журнал-ордер заведіть 1 папка на фінансовий рік.
  2. В журнал-ордер № 1 «Каса» дозволите підсумки господарських операцій за рахунком 50 «каса». Журнал заведіть на 1 місяць. До нього підшиваються всі касові документи (прибуткові та видаткові касові ордери, вкладний аркуш касової книги). Касова книга — окремий документ.
  3. Другий журнал-ордер № 2 «Банк». Підшивають в цей журнал виписки з банку з доданими до них платіжними дорученнями і т.п.
  4. В журнал-ордер № 5 «Розрахунки з замовниками» дозволите документи, засновані на заліку взаємних вимог, що відображаються на рахунку № 67 «Розрахунки в порядку заліків взаємних вимог».
  5. Накладні по матеріальних цінностей, що надійшли від постачальників, підшивають в журнал-ордер № 6 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Особливий порядок підшивки для рахунків-фактур. Отримані від постачальників рахунки-фактури і другі примірники рахунків-фактур, виставлених покупцям, зберігайте в окремих журналах.
  6. Авансові звіти, з доданими товарними і фіскальними чеками підкладайте до журналу-ордеру № 7 «Розрахунки з підзвітними особами».
  7. В журнал-ордер № 8 «Розрахунки з бюджетом та позабюджетними фондами» підшивають бухгалтерські регістри по нарахуванню податків.
  8. Розрахунки по заробітній платі ведіть в журналі-ордері № 10. Підшивають до нього табель, розрахунково-платіжну відомість, копії наказів відпусток, відпускні записки і т.п.
  9. Заведіть журнал-ордер № 15 «За іншими операціями», куди підкладайте документи, не включені в інші журнали. Для звітів заведіть окремі папки: квартальні звіти, річний звіт, звіти до ПФ, звіти в податкову інспекцію і т.п.

Зверніть увагу

В інструкціях немає обов’язкових вимог до оформлення підшивки документів. Головне правило розкладки документів по папках — швидкий пошук. А для цього необхідно дотримуватися системність діловодства.

Корисні поради

Для малих підприємств зручно зберігати всі документи по періодах (місяць, квартал). Зручно робити скоринки різного кольору для справ різного терміну зберігання.