Як підшивати договори

Як підшивати договори

Документація в деяких компаніях зберігається десятиліттями. Щоб важливі папери не пом’ялися і не загубилися, їх потрібно підшивати в папки з твердого картону або пластмаси. Для ідентифікації давайте кожним договором окремий номер.

Інструкція

  1. Щоб потрібний договір було легко знайти, заведіть книгу обліку. Привласнюйте документу номер і заносите його в цей журнал. Крім номера, вписуйте дату укладення договору. Запис у журналі повинен виглядати так: 1. договір № 123ТП від 22.02.2011. У примітках можна вказати суть договору, коли того вимагає корпоративний стиль ведення документації.
  2. Якщо в компанії є кілька юридичних осіб, заведіть для кожного свою книгу обліку договорів. Застосовуйте в позначеннях умовні символи. Наприклад, договору ВАТ «Маша і ведмеді» записуйте як 123ММ. А цінні папери від ЗАТ «Троє поросят» позначайте 123ТП. Номери привласнюйте по порядку, щоб не виникло плутанини.
  3. Коли договір пройшов усі узгодження, підписаний у генеральних директорів обох сторін, поставлені печатки, його можна підшивати в папку. Вибирайте папки в жорсткій обкладинці — вони забезпечать документам збереження. Для кожної юридичної особи необхідний свій швидкозшивач.
  4. Перед тим як підшити документ в папку, акуратно видаліть скріпку, що тримає листи. Візьміть дирокол і пробийте нові отвори. Вкладіть документ в папку і закріпіть його спеціальними вусиками. Відокремте один договір від іншого чистим аркушем А4.
  5. Підшивати договору можна й іншим способом. Для цього знадобляться прозорі файли. Кожен документ вкладайте в окремий файл і закріплюйте в папці.
  6. Не зберігайте в одній папці занадто багато договорів — вони можуть пом’ятися. Папка повинна легко закриватися, окремі аркуші не повинні стирчати назовні.
  7. Для зберігання папок з договорами заведіть окрему поличку в шафі. На папці напишіть рік та юридична особа, якій належать документи. Це дозволить швидко знайти потрібні папери у разі потреби.
  8. Папки з договорами трирічної давності немає необхідності завжди тримати під рукою. Розкладіть їх у картонні коробки, підписавши рік і юридична особа, на яку оформлені документи. Коробки відправте на склад. Вибирайте для зберігання сухе місце. Вологість згубна для паперу.