Як підшивати документи в архів

Як підшивати документи в архів

Важлива документація — договори, рахунки-фактури, акти — повинна зберігатися в компанії довго. Для деяких цінних паперів цей термін становить п’ять або навіть десять років. Щоб документи не пом’ялися і не загубилися, їх потрібно правильно підшивати і архівувати.

Вам знадобиться

- Папки — швидкозшивачі;
- Прозорі файли — кишеньки.

Інструкція

  1. Щоб підшити договір, дочекайтеся, поки він буде завізований у всіх зацікавлених осіб. Отримайте підписи генеральних директорів обох сторін і проставте друку. Після цього зніміть копії документа і роздайте їх усім, хто має до нього відношення.
  2. Дайте договором номер. Він повинен містити цифри та букви. Наприклад, 123-АБ. Поставте число підписання документа.
  3. Заведіть журнал обліку договорів. Вносьте туди номер документа, дату підписання та юридична особа, до якої він відноситься. Номери повинні йти по порядку, одна за одною, в залежності від того, коли був підписаний контракт.
  4. Якщо в компанії є кілька юридичних осіб, журнал обліку договорів у кожного повинен бути свій. Так ви уникнете плутанини.
  5. Покладіть договір в окремий файл. Якщо договору зустрічні, їх декілька, помістіть все в одну кишеню. Так буде легше зіставити документи і знайти їх у разі потреби.
  6. Вставте файл у швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами. Не варто набивати його щільно, документи помнуться. Напишіть на корінці папки юридична особа, документи по якому зберігаються в ній, а також рік їх підписання.
  7. Після закінчення трьох років папки з договорами можна відправити на склад. Складіть їх у картонні коробки і помістіть в місце, не доступне для вологи. На упаковці також вкажіть юридична особа, до якої належать документи, і рік підписання контрактів.
  8. Рахунки-фактури й акти підшиваються так само, як і договору. Але, замість паперового журналу обліку документів, краще завести електронний. Наприклад, у програмі «1С: Бухгалтерія». Завантажити її безкоштовно можна тут: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Це дозволить вам не тільки вести облік всіх цінних паперах, але і проводити з ними різні операції — роздруковувати додаткові екземпляри, виправляти помилки і т.д.