Як підшивати особисті справи


 

Кожен роботодавець у процесі господарської діяльності повинен вести різну документацію, в тому числі кадрову. Документи співробітників збираються воєдино і скріплюються в одну загальну папку, яка називається «Особиста справа». Цей формат обліку співробітників не є обов’язковим, але все ж вітається різними інстанціями.


Інструкція

  1. Оформіть особиста справа на співробітника відразу після видання наказу про прийом на роботу. Для цього не існує уніфікованої форми, тому розробіть її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва і з інших документів, які є в наявності, наприклад, з водійського посвідчення, медичної довідки.
  2. На першій сторінці повинна знаходитися опис усіх документів, які є на момент працевлаштування, і які будуть з’являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, будь-які додаткові угоди до трудового договору.
  3. У внутрішній опису вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання та номер листа в особистій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача і дату складання. Для спрощення надання інформації, складіть опис у табличному вигляді.
  4. Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх у хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (сторінка № 1). Далі оформите обкладинку особової справи. Обов’язково вкажіть назву організації відповідно до установчих документів, порядковий номер особової справи, дату складання. Залиште і поле під зазначення дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.
  5. Не забудьте вказати і заголовок справи — прізвище, ім’я та по батькові працівника повністю. Також ви можете написати посаду працевлаштовується співробітника. Після звільнення справу прошивається і здається в архів.
  6. Особові справи зберігаються у кадрового працівника або іншої особи, яка виконує його обов’язки. Доступ до даних обмежений. Раз в рік співробітники повинні одержувати інформацію про ведення справ; краще, якщо після ознайомлення вони будуть ставити підпис.