Як підшивати рахунки-фактури

Як підшивати рахунки-фактури

Ведення бухгалтерської звітності — досить копітка заняття. Папки з рахунками-фактурами за деякими видами договорів повинні зберігатися в організації до десяти років, тому підшивати їх потрібно так, щоб у будь-який момент можна було знайти потрібний документ.

Інструкція

  1. Заведіть журнал обліку рахунків-фактур. Вносьте туди всі номери документів, які збираєтеся підшивати. Найкраще робити це в електронному вигляді, в спеціальній програмі або в звичайній таблиці Excel. Впишіть номер документа (зазвичай він змішаний — цифровий і числовий) і його дату. Час від часу переносите дані на диски, щоб у разі поломки комп’ютера архів залишився в цілості й схоронності.
  2. Заведіть кілька книг обліку рахунків-фактур, якщо в компанії існують не одна юридична особа. Складаючи документ, одразу давайте йому відповідний номер. Застосовуйте умовні позначення. Наприклад, фактури, оформлені для ВАТ «Золота антилопа», позначайте як 123-ЗА, а для ЗАТ «Падишах» як 123-П. Обов’язково вказуйте номер договору або угоди, до якого був складений даний рахунок.
  3. Візьміть рахунок-фактуру, яку потрібно підшити. Проробіть дироколом два отвори. Вставте документ в папку. Використовуйте швидкозшивачі з щільними обкладинками, щоб цінні папери не пом’ялися. Не набивайте їх дуже щільно.
  4. Другий спосіб зберігання — в файлових папках. Візьміть прозору обкладинку і вставте в неї рахунок-фактуру. Файл помістіть у швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами.
  5. На кожну папку нанесіть умовні позначення. Помітьте, рахунки-фактури якого юридичної особи там зберігаються. Напишіть період, за який зібрані документи.
  6. Рахунки-фактури старше трьох років відправте на склад. Складіть папки в картонні коробки, які легко пропускають повітря. Вкажіть на стінках кількість швидкозшивачів всередині і до якого юридичній особі вони відносяться. У програмі, в якій ви реєструєте документи, помітьте, які з них були відправлені на склад. У разі потреби завжди можна буде підняти архів і знайти потрібні папери.